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“三标一体”成文信息管理规范

管理者代表领导、组织质量、环境和职业健康安全管理体系文件的编写、审核和管理。

1总则

1.1本公司质量、环境和职业健康安全管理体系文件主要包括：

管理手册（是本公司对内部的外部提供关于质量、环境和职业健康安全管理体系信息的文件。本公司的管理手册包括质量、环境和职业健康安全方针、质量、环境和职业健康安全目标）；

程序文件（提供如何完成活动的一致信息的文件。根据标准要求和确保过程有效运行的要求而编制，本公司的程序文件在手册的相关章节中提出引用）；

确保过程的有效策划、运行和控制所需的质量、环境和职业健康安全计划、作业文件等（在手册及相关的程序文件中提出有关的文件引用）；

质量、环境和职业健康安全管理体系运行的记录（对完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件）；

适用的法律、法规和标准等外来文件（由本公司以外的部门或机构制定或提供，包括：国家、行业的法律法规、产品的标准、顾客提供出的合同或要求等）。

1.2文件的形式有纸张和磁盘、光盘、声像等电子媒体；

1.3文件的结构及系统（见图3“文件的结构及系统图”）

第一级文件

第一级文件

质量体系的总的方向、目的及质量体系总的描述

质量方针、

质量方针、

目标、质量手册

第二级文件对过程实施的描述

第二级文件

对过程实施的描述

程序文件

程序文件

第三级文件质量计划、操作规程作业指导书、记录表格等

第三级文件

质量计划、操作规程作业指导书、记录表格等

作业文件

作业文件

图4文件的结构及系统图

2手册管理

总经理归口管理确保编制和保持管理手册。管理手册由办公室负责管理和发放。

管理手册内容主要包括：

确定质量、环境和职业健康安全管理体系的范围；

为质量、环境和职业健康安全管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；

为确保质量、环境和职业健康安全管理体系有效运行所规定的机构、管理职责和权限；

质量、环境和职业健康安全管理体系过程之间的相互作用的表述（见本手册4.1）；

管理手册编制、批准、修改、发放等控制要求。

3成文信息

办公室归口管理，并编制《文件控制程序》。规定文件控制的要求，以确保：

a)文件控制的范围包括体系运行有关的所有文件和外来文件。文件在发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；

必要时，对文件进行评审与更新，发布前应再次得到批准；

确定受控文件发放范围。在文件上加盖红色“受控”印章或公司章作为受控状态的标识。确保与质量、环境和安全管理体系相关的部门和现场获得文件的有效版本；

文件应保持清晰。规定文件编号办法，便于文件的识别和检索；

确保外来文件得到确认，控制其发放并保持相关记录；

所有作废文件及时撤离现场，并加盖“作废”印章予以标识；

文件应按规定进行归档管理。

办公室归口管理，并编制《记录控制程序》。规定记录控制的要求，为质量、环境和职业健康安全管理体系有效运行、追溯要求和采取纠正、预防措施提供证据。

记录的形式可以是表格、文字资料、图片、音像磁盘等形式。

文件控制记录、评审和审核记录、监视和测量记录、合同有关记录、采购控制记录、培训记录、内外部沟通记录、不合格品记录、顾客满意度和投诉记录、数据分析记录、纠正和预防措施实施记录等。

记录的有关要求：

记录填写应字迹清晰、内容真实、审批手续完整、具有可追溯性；

记录应参照《文件控制程序》要求，编号予以标识；

记录的发放、收集、传递、借阅、销毁均需有效控制；

办公室负责公司质量、环境和职业健康安全管理体系记录的收集与保存。各部门负责本部门记录的保存，年底将质量、环境和职业健康安全记录移交办公室保管，如遇特殊情况需本部门保存，应在移交相应的记录目录中注明。

保存记录应有适宜的贮存环境，防止损坏、变质和丢失。记录保管应便于存取和检索，并根据记录的性质，规定记录保存期限。