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底图管理办法

一、目的

为确保公司底图的完整性、准确性、安全性以及有效利用，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及底图的设计、绘制、存储、使用、借阅、更新与销毁等相关工作的部门及人员。

三、底图定义与分类

1.定义：底图是指通过专业绘图软件或工具绘制而成，作为后续各类图纸衍生、生产加工、项目实施等依据的原始图纸文件，具有较高的精度和完整性要求。

2.分类：

按项目类型分：如研发项目底图、生产项目底图、工程建设项目底图等。

按专业领域分：机械底图、电气底图、建筑底图、工艺流程图底图等。

四、底图管理职责

1.设计部门：

负责底图的设计与绘制工作，确保底图的准确性、规范性和完整性，符合相关标准与技术要求。

在底图完成设计后，及时将电子底图及相关设计资料提交给档案管理部门进行存档，并配合档案管理部门完成底图的入库登记工作。

根据项目变更或技术改进需求，及时对底图进行更新与修订，并按照规定流程重新提交审核与存档。

2.档案管理部门：

作为底图的归口管理部门，负责底图的集中存储、保管与日常维护工作，建立健全底图档案管理制度与档案目录。

对接收的底图进行严格的审核与验收，检查底图的完整性、准确性、规范性以及相关资料的齐全性，如发现问题及时反馈给设计部门进行整改。

负责底图的借阅登记、发放与回收管理工作，严格按照规定的借阅流程办理借阅手续，确保底图的安全与可追溯性。

定期对底图档案进行盘点与清理，对超过保存期限或已失去使用价值的底图，按照规定的销毁流程进行销毁处理，并做好相关记录。

3.使用部门：

根据工作需要，向档案管理部门提出底图借阅申请，在借阅期间妥善保管底图，不得转借、涂改、损坏或丢失底图，使用完毕后及时归还底图至档案管理部门。

在使用底图过程中，如发现底图存在错误、遗漏或与实际情况不符等问题，应及时向设计部门反馈，并协助设计部门进行底图的更新与完善工作。

配合档案管理部门开展底图管理相关工作，如底图的借阅登记、使用情况反馈、归还验收等工作。

五、底图的绘制与审核

1.绘制要求：

底图的绘制应采用公司规定的绘图软件与标准模板，遵循相关的国家标准、行业标准以及企业内部标准与规范，确保底图的格式统一、标注清晰、尺寸准确、比例恰当。

底图应包含完整的图形信息、技术要求、尺寸公差、材料明细、标题栏、图号、版本号、设计人员签名、审核人员签名、日期等必要元素，且各元素的填写应准确无误、完整规范。

2.审核流程：

设计人员完成底图绘制后，首先进行自我检查与校对，确保底图的准确性与完整性，然后提交给部门内部的专业审核人员进行审核。

审核人员应从底图的设计合理性、技术可行性、规范性、准确性等方面进行全面审核，如发现问题应及时与设计人员沟通并提出修改意见，设计人员修改后再次提交审核，直至审核通过。

对于重大项目或关键底图，还需组织跨部门的专家评审会议进行审核，确保底图的质量与可靠性，专家评审意见应作为底图审核的重要依据之一，并记录在案。

六、底图的编号与归档

1.编号规则：

底图应按照公司统一制定的编号规则进行编号，编号应具有唯一性、系统性和可扩展性，以便于底图的识别、检索与管理。

编号一般由项目代码、专业代码、图纸类型代码、流水号等部分组成，具体编码结构如下：[项目代码]-[专业代码]-[图纸类型代码]-[流水号]。例如：RD-01-ME-001，表示研发项目（RD）、机械专业（01）、机械图纸（ME）、第1张底图。

2.归档流程：

设计部门在底图审核通过后，将电子底图及相关设计文件（如设计说明书、计算书、技术协议等）按照规定的格式进行整理与打包，填写《底图归档申请表》，提交给档案管理部门进行归档。

档案管理部门收到归档申请后，对提交的底图及相关资料进行再次审核，检查编号是否正确、资料是否齐全、格式是否符合要求等，审核无误后办理归档手续，将底图存入专门的底图档案库，并在档案管理系统中录入底图的相关信息，包括编号、名称、版本号、归档日期、设计人员、审核人员、存储位置等，建立底图档案目录与索引，以便于查询与检索。

七、底图的存储与保管

1.存储环境要求：

底图档案库应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光、防磁等基本防护功能，保持库内环境温度在14℃-24℃，相对湿度在45%-60%之间，确保底图的长期安全存储。

底图应采用专门的底图柜进行存放，底图柜应符合国家相关标准与规范，具有良好的密封性与稳定性，能够有效防止底图的变形、损坏与霉变。

对于电子底图，应存储在专门的服务器或存储设备中，并定期进行数据备份，备份数据应存储在异地，以防数据丢失或损坏。备份介质应定期进行检查与更新，确保其可用性。

2.保管措施：

档案管理部门应建立底图档案的日常巡查制度，定期对底图档案库进行检查，查看底图的存