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中学学生社团活动档案管理制度

以下是一份中学学生社团活动档案管理制度：

《中学学生社团活动档案管理制度》

一、目的与需求

为了规范和加强中学学生社团活动档案的管理，确保社团活动资料的完整性、准确性和系统性，便于社团活动的总结、经验传承以及学校对社团工作的监督和指导，特制定本制度。本制度旨在满足学校对社团活动管理的需求，保障社团活动的顺利开展，同时为学生提供更好的社团参与体验。

二、适用范围

本制度适用于学校内所有注册学生社团的活动档案管理。

三、管理原则

1.集中管理原则：社团活动档案由学校指定的专门部门或人员进行集中统一管理，确保档案的安全和有序。

2.完整性原则：档案内容应全面反映社团活动的策划、组织、实施、总结等各个环节的情况，保证档案资料的完整性。

3.规范性原则：档案的整理、分类、编号、存储等应遵循统一的规范和标准，便于查询和使用。

4.保密性原则：对于涉及学生个人隐私或社团敏感信息的档案资料，应严格保密，防止信息泄露。

四、档案内容及要求

（一）社团基本信息档案

1.社团注册资料：包括社团成立申请书、社团章程、社团成员名单、社团负责人信息等。

2.社团年度工作计划和总结：每年社团制定的工作计划和对本年度活动的总结报告。

（二）社团活动策划档案

1.活动策划书：详细记录活动的主题、目的、时间、地点、参与人员、活动流程、预算安排等内容。

2.活动审批表：社团活动提交学校相关部门审批的记录，包括审批意见和签字。

（三）社团活动实施档案

1.活动宣传资料：如海报、宣传单页、邀请函等，反映活动的宣传推广情况。

2.活动照片和视频：记录活动现场的真实情况，能够直观展示活动的过程和效果。

3.活动参与人员签到表：记录参与活动的学生、教师及其他嘉宾的签到信息。

4.活动相关文档：如活动发言稿、比赛评分表、活动成果展示材料等。

（四）社团活动总结档案

1.活动总结报告：对活动的效果、经验教训、存在问题及改进措施等进行总结和分析。

2.学生反馈意见：收集参与活动学生的反馈意见和建议，作为改进社团活动的参考。

五、档案整理与分类

1.分类方法：按照社团名称、活动年度、活动类型等进行分类，建立清晰的档案目录结构。

2.编号规则：为每份档案资料编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份、序号等信息，便于识别和查询。

3.装订要求：档案资料应按照一定的顺序进行排列，如活动策划在前，实施资料居中，总结报告在后。对于重要的文件和资料，应进行装订成册，确保档案的整齐和美观。

六、档案存储与保管

1.存储方式：档案可以采用纸质和电子两种存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类编号顺序排列；电子档案应存储在学校指定的服务器或存储设备中，进行备份和安全防护。

2.保管环境：纸质档案存放场所应保持干燥、通风、防虫、防火、防盗等条件，确保档案的安全和完好。电子档案应定期进行数据备份，防止数据丢失。

3.保管期限：社团活动档案的保管期限根据活动的重要性和性质确定，一般为活动结束后35年。对于具有特殊意义或历史价值的档案，应长期保存。

七、档案查阅与利用

1.查阅权限：学校管理人员、社团指导教师、社团负责人及成员因工作需要可以查阅相关档案资料。校外人员查阅档案需经学校相关部门批准，并办理查阅手续。

2.查阅程序：查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经档案管理人员审核同意后，方可查阅。查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。

3.利用方式：档案资料可以用于社团活动的总结、经验交流、成果展示、课题研究等方面，充分发挥档案的利用价值。

八、内部评审、法律审核及反馈修改

1.内部评审：制度制定完成后，由学校相关部门组成评审小组，对制度的内容、结构、可行性等进行评审，提出修改意见和建议。

2.法律审核：将制度提交学校法律顾问或法律专业人员进行审核，确保制度符合国家法律法规和政策要求。

3.部门反馈：将制度征求各相关部门的意见，如学生管理部门、社团联合会等，充分考虑各部门的需求和期望，对制度进行修改完善。

4.多轮反馈修改：根据内部评审、法律审核和部门反馈的意见，对制度进行多次修改完善，直至制度内容合理、合法、可行。

九、实施计划

1.宣传培训阶段（[具体时间区间1]）

组织学校管理人员、社团指导教师、社团负责人等参加制度培训会议，讲解制度的目的、内容和要求。

通过学校宣传栏、校园网等渠道发布制度内容，向全体学生宣传社团活动档案管理制度。

2.档案整理阶段（[具体时间区间2]）

各社团按照制度要求，对以往的社团活动档案进行全面梳理和整理，补充完善缺失的档案资料。

档案管理人员对社团提交的档案资料进行审核和验收，确保档案的完整性和规范性。

3.档案录入阶段（[具体时间区间3]）

将审核通过的纸质档案资料进