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科技公司周例会流程管理制度

一、制定目的及范围

为提升科技公司周例会的效率与效果，确保会议内容的高效传达与执行，特制定本流程管理制度。该制度适用于公司各部门的周例会，涵盖会议的准备、召开、记录及后续跟进等环节，旨在通过规范化的流程，提升会议的组织性和成果导向。

二、会议原则

1.会议应遵循“高效、务实、透明”的原则，确保每次会议都有明确的目标和议程。

2.参会人员应提前准备，确保会议讨论内容的专业性和针对性。

3.会议记录应真实、准确，确保信息的有效传递与后续跟进。

三、会议流程

1.会议准备

1.1确定会议时间与地点：由会议召集人提前一周确定会议时间与地点，并通知所有参会人员。

1.2制定会议议程：会议召集人需根据当前工作进展与问题，制定详细的会议议程，明确讨论主题与时间分配。

1.3通知参会人员：通过邮件或内部通讯工具将会议时间、地点及议程发送给所有参会人员，确保每位参会者提前知晓。

1.4收集会议材料：各部门需在会议前提交相关材料，会议召集人负责整理并分发给参会人员，确保大家在会前了解讨论内容。

2.会议召开

2.1签到：参会人员在会议开始前进行签到，记录出席情况。

2.2会议开场：会议召集人简要介绍会议目的与议程，明确会议纪律与时间控制。

2.3议题讨论：按照议程逐项进行讨论，各部门负责人就各自负责的议题进行汇报，其他参会人员可提出意见与建议。

2.4时间控制：会议召集人需严格控制每个议题的讨论时间，确保会议高效进行。

3.会议记录

3.1指定记录人：会议开始前，指定一名记录人负责会议记录，确保信息的完整性与准确性。

3.2记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项及后续行动计划等。

3.3会议总结：会议结束时，记录人需对会议内容进行简要总结，确保参会人员对决策事项有清晰的理解。

4.会议后续跟进

4.1整理会议纪要：会议结束后，记录人需在24小时内整理会议纪要，并发送给所有参会人员。

4.2落实行动计划：各部门需根据会议决策，制定具体的行动计划，并在规定时间内落实。

4.3反馈机制：各部门在执行过程中应及时反馈进展情况，遇到问题及时沟通，确保会议决策的有效实施。

四、会议纪律

1.参会人员职责：参会人员应提前准备，积极参与讨论，确保会议的高效性与成果导向。

2.会议记录人职责：记录人需如实记录会议内容，确保信息的准确传递，会议纪要应及时整理并分发。

3.会议纪律要求：参会人员应遵守会议纪律，不得无故缺席或迟到，会议期间应保持专注，不得使用手机等干扰会议的行为。

五、流程优化与改进

为确保会议流程的持续优化，定期对会议效果进行评估，收集参会人员的反馈意见，针对存在的问题进行改进。每季度召开一次会议流程评估会议，讨论流程的有效性与可行性，必要时进行调整与优化。

六、备案与存档

所有会议记录及纪要应进行备案，会议记录人需将会议纪要存档，以备后续查阅。各部门应妥善保存与会议相关的文件资料，确保信息的可追溯性。

通过以上流程管理制度的实施，科技公司周例会将更加高效、有序，确保各项工作能够顺利推进，提升整体工作效率与团队协作能力。