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供应商档案管理规范

一、背景介绍

供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节，它涉及到供应商的基本信息、

合作合同、质量认证、供货记录等关键数据的采集、整理和管理。一个规范的供应

商档案管理制度可以匡助企业更好地了解供应商的能力和信誉，提高采购决策的准

确性和效率，降低采购风险，确保企业的正常运营。

二、档案管理流程

1.供应商信息登记

1.1新供应商登记

当企业需要与新供应商建立合作关系时，采购部门应采集供应商的基本信

息，包括企业名称、法定代表人、注册资本、联系方式等，并填写供应商信息登记

表。

1.2供应商信息更新

采购部门应定期核实供应商的基本信息，并及时更新供应商档案。如供应

商名称、联系方式等发生变更，应及时通知相关部门进行更新。

2.合作合同管理

2.1合同签订

采购部门与供应商签订合作合同时，应按照公司的合同管理制度执行，确

保合同的合法性和有效性。合同应明确双方的权利和义务，包括产品质量、交货期、

价格等条款，并由双方签字盖章确认。

2.2合同归档

已签订的合作合同应按照公司的档案管理制度进行归档，确保合同的安全

性和易查性。合同归档应按照合同编号和时间顺序进行分类存放，并标明合同的有

效期限。

3.质量认证管理

3.1供应商质量认证

采购部门应对供应商的质量管理体系进行评估，并要求供应商提供相关的

质量认证证书或者资质证明。如ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理

体系认证等。

3.2质量问题反馈

如果发现供应商提供的产品存在质量问题，采购部门应及时与供应商联系，

并要求供应商采取相应的纠正措施。同时，采购部门应记录质量问题的情况，以备

后续的评估和决策参考。

4.供货记录管理

4.1供货台账记录

采购部门应建立供货台账，记录供应商的供货情况，包括供货日期、产品

名称、数量、金额等。供货台账应按照时间顺序进行记录，并定期进行汇总和分析。

4.2供货评价

采购部门应定期对供应商的供货情况进行评价，包括交货准时率、产品质

量、售后服务等方面。评价结果应及时反馈给供应商，并根据评价结果进行供应商

的分类管理。

5.档案保密管理

5.1档案安全保密

采购部门应对供应商档案进行安全保密，确保档案的机密性和完整性。惟

独经过授权的人员才干查阅和使用供应商档案，并应建立相应的权限管理制度。

5.2档案备份

采购部门应定期对供应商档案进行备份，以防止档案丢失或者损坏。备份

的档案应存放在安全可靠的地方，并定期进行检查和更新。

三、档案管理的意义

1.提高采购决策的准确性和效率

通过规范的供应商档案管理，企业可以全面了解供应商的能力和信誉，有针

对性地选择合适的供应商，提高采购决策的准确性和效率。

2.降低采购风险

通过对供应商的质量认证和供货记录的管理，企业可以及时发现和解决供应

商的质量问题，降低采购风险，保证产品的质量和交货的准时性。

3.提升供应链的稳定性

规范的供应商档案管理可以匡助企业建立稳定的供应链关系，提升供应链的

稳定性和可控性，确保企业的正常运营和发展。

4.加强合作火伴关系

通过与供应商的合作合同管理和供货评价，企业可以与供应商建立良好的合

作火伴关系，共同推动业务的发展和创新。

四、总结

供应商档案管理是企业采购管理中不可或者缺的一环，通过建立规范的档案管

理流程和制度，可以匡助企业更好地了解供应商的能力和信誉，提高采购决策的准

确性和效率，降低采购风险，确保企业的正常运营。同时，档案管理还可以加强与

供应商的合作火伴关系，提升供应链的稳定性和可控性，推动企业的发展和创新。

因此，企业应高度重视供应商档案管理，建立健全的管理制度，并不断优化和完善。