采购流程规范及审批权限制度.docx

采购流程规范及审批权限制度

以下是一份《采购流程规范及审批权限制度》的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。

采购流程规范及审批权限制度

一、目的

为了加强公司采购管理，规范采购流程，明确采购审批权限，确保采购活动的合法性、公正性、有效性，保障公司利益，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内所有部门及员工的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。

三、相关法律法规及行业标准依据

《中华人民共和国民法典》中关于买卖合同等相关规定，确保采购合同的法律效力和双方权益。

行业内通用的采购规范和标准，如[具体行业名称]行业采购指南等，参考行业最佳实践，确保采购活动符合行业惯例和要求。

四、采购流程规范

（一）采购申请

1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预计金额、需求日期、用途等信息。

2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，并签字批准。

（二）采购审批

1.根据采购金额和性质，按照以下审批权限进行审批：

采购金额在[X]元以下的常规采购，由需求部门负责人审批后，报采购部门负责人审核，即可进行采购。

采购金额在[X]元[Y]元之间的采购项目，除需求部门负责人和采购部门负责人审核外，还需报分管副总经理审批。

采购金额超过[Y]元的重大采购项目，需提交总经理办公会审议通过后，方可进行采购。

对于特殊采购项目，如涉及重大战略、技术创新等，需根据具体情况，经公司高层领导或董事会审批。

2.审批流程应在规定时间内完成，一般常规采购审批不超过[X]个工作日，重大采购项目审批不超过[Y]个工作日。如遇特殊情况需延长审批时间，应及时通知需求部门。

（三）供应商选择

1.采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立合格供应商名录。

2.对于常规采购项目，优先从合格供应商名录中选择供应商；对于重大采购项目，应通过招标、询价、谈判等方式，选择合适的供应商。

3.选择供应商时，应综合考虑供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保供应商能够满足公司的采购需求。

（四）采购合同签订

1.采购部门与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

2.采购合同应由公司法定代表人或授权代表签订，合同签订前需经过法律部门或法律顾问的审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。

（五）采购执行

1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定按时、按质、按量供货。

2.物资到货后，需求部门应及时组织验收，填写《验收报告》，如发现问题应及时与采购部门和供应商沟通解决。

（六）采购付款

1.财务部门根据采购合同、验收报告等相关资料，审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。

2.对于预付款项，应严格按照合同约定执行，并加强对预付款项的跟踪和管理，确保预付款项的安全。

五、内部评审、法律审核及反馈机制

（一）内部评审

1.成立由采购部门、需求部门、财务部门、法律部门等相关部门组成的内部评审小组，定期对采购流程和审批权限制度的执行情况进行评审。

2.内部评审应重点关注采购流程的合规性、审批权限的执行情况、供应商管理的有效性、采购成本的控制等方面，发现问题及时提出改进措施。

（二）法律审核

1.法律部门或法律顾问应定期对采购合同、制度等相关文件进行法律审核，确保其符合法律法规的要求，防范法律风险。

2.对于重大采购项目或涉及法律问题的采购事项，法律部门应提前介入，提供法律意见和建议。

（三）反馈机制

1.各部门在执行采购流程过程中，如发现问题或有改进建议，应及时向采购部门反馈。

2.采购部门应定期收集各部门的反馈意见，对制度进行修订和完善，确保制度的科学性和有效性。

六、实施计划

（一）宣传培训阶段（[具体时间区间1]）

1.组织各部门负责人和采购相关人员参加制度培训会议，详细讲解采购流程规范和审批权限制度的内容和要求。

2.通过公司内部宣传栏、办公系统等渠道，广泛宣传制度内容，提高员工对制度的知晓率。

（二）试运行阶段（[具体时间区间2]）

1.各部门按照新制度要求，开始试运行采购流程，采购部门负责跟踪和指导，及时解决试运行过程中出现的问题。

2.定期收集各部门在试运行过程中的反馈意见，对制度进行初步调整和完善。

（三）正式实施阶段（[具体时间]起）

1.经过试运行和调整完善后，制度正式实施，各部门应严格按照制度要求执行采购流程和审批权限。

2.加强对制度执行情况的监督检查，定期对采购活动进行审计，确保制度的有效执行。

七、培训方案

（一）培训目标

使公司员工了解采购流程规范和审批权限制度的内容和要求，掌握采购申请、审批、执行等环