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采购合同履行与争议解决制度

以下是一份《采购合同履行与争议解决制度》的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。

《采购合同履行与争议解决制度》

一、目的与需求

为规范公司采购合同的履行过程，确保采购活动的顺利进行，保障公司的合法权益，有效解决采购合同履行过程中可能出现的争议，根据国家相关法律法规、行业标准以及公司内部管理要求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有采购合同的履行及争议解决活动，涉及公司内部各部门以及与公司签订采购合同的供应商。

三、职责分工

（一）采购部门

1.负责采购合同的签订、跟踪和管理，确保合同条款的准确执行。

2.及时与供应商沟通协调，解决合同履行过程中的问题。

3.对供应商的履约情况进行评估和记录。

（二）质量控制部门

1.负责对采购物资的质量进行检验和验收，确保符合合同要求。

2.对质量不合格的物资，及时通知采购部门与供应商协商处理。

（三）法务部门

1.参与采购合同的起草、审核，确保合同条款符合法律法规要求。

2.对采购合同履行过程中的法律问题提供咨询和指导。

3.负责处理采购合同争议的法律事务，代表公司参与诉讼或仲裁活动。

（四）财务部门

1.负责审核采购合同的付款条款，按照合同约定安排资金支付。

2.对采购合同的财务执行情况进行监督和检查。

四、采购合同履行流程

（一）合同执行

1.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，确保各部门了解合同条款和要求。

2.采购部门按照合同约定的交货时间、地点、数量、质量等要求，及时与供应商沟通协调，跟踪合同执行情况。

3.供应商交付货物或提供服务后，采购部门应组织质量控制部门等相关部门进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时通知供应商整改或协商处理。

（二）付款管理

1.财务部门根据采购合同的付款条款，审核采购部门提交的付款申请。付款申请应包括合同编号、供应商名称、货物或服务名称、金额、验收报告等相关资料。

2.经审核无误后，财务部门按照公司的资金管理规定安排付款。对于预付款项，应严格按照合同约定支付，并监督供应商的履约情况。

（三）变更管理

1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，应由采购部门与供应商协商一致，并签订书面的变更协议。

2.变更协议应明确变更的内容、生效时间、双方的权利义务等事项，并报法务部门审核。重大变更还应报公司领导审批。

五、采购合同争议解决机制

（一）协商解决

1.在采购合同履行过程中，如出现争议，采购部门应首先与供应商进行友好协商，寻求解决争议的最佳方案。

2.协商过程中，采购部门应收集和整理相关证据，分析争议的焦点和原因，提出合理的解决方案。

（二）调解解决

1.如果协商无法解决争议，双方可以共同选择一个中立的第三方机构或个人进行调解。调解机构或个人应具备相关的专业知识和经验，能够公正、客观地处理争议。

2.调解达成协议的，双方应签订调解协议书，明确双方的权利义务和履行方式。调解协议书具有合同效力，双方应严格履行。

（三）仲裁或诉讼解决

1.如果调解无法解决争议，且采购合同中约定了仲裁条款的，公司应按照仲裁条款的约定，向约定的仲裁机构申请仲裁。

2.如果采购合同中没有约定仲裁条款，公司可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。

3.在仲裁或诉讼过程中，法务部门应积极准备相关证据和材料，代表公司参与仲裁或诉讼活动，维护公司的合法权益。

六、内部评审、法律审核与反馈机制

（一）内部评审

1.采购合同履行过程中，采购部门应定期对合同执行情况进行内部评审，总结经验教训，发现问题及时整改。

2.内部评审应邀请质量控制部门、财务部门、法务部门等相关部门参与，形成评审报告。评审报告应包括合同履行情况、存在的问题、改进措施等内容。

（二）法律审核

1.采购合同的起草、变更、争议解决等重要事项，应报法务部门进行法律审核。法务部门应根据法律法规和公司的要求，对合同条款的合法性、合规性进行审核，提出审核意见。

2.对于法务部门提出的审核意见，相关部门应认真研究并及时修改完善。

（三）反馈机制

1.公司内部各部门在采购合同履行过程中，如发现问题或有改进建议，应及时向采购部门反馈。采购部门应认真对待反馈意见，及时研究解决。

2.对于供应商提出的意见和建议，采购部门应及时与相关部门沟通协调，合理的意见和建议应予以采纳。

七、实施计划

（一）宣传与培训

1.在本制度发布后，组织公司内部各部门相关人员进行培训，确保其熟悉制度的内容和要求。

2.通过公司内部宣传栏、邮件等方式，对本制度进行广泛宣传，提高员工的知晓率。

（二）制度执行

1.自本制度发布之日起，公司所有采购合同的履行及争议解决活动均应按照本制度的规定执行。

2.采购部门应建立采购合同履行台账，对合同的签订、执行、变更、争议解决等情况进行详细记录，便于跟