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建筑公司物资采购管理流程

一、流程目标及范围

为提高建筑公司物资采购的规范性与效率，特制定本流程管理制度。流程适用于所有物资采购，包括建筑材料、设备、工具等，涵盖项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等方面。

二、采购原则

1.公平、公正、公开的原则是采购的基础，需综合评估质量与价格。

2.所有采购物资应从合法合规的供应商处获得，并确保开具正式发票。

3.各部门应指派专人负责采购工作，避免申购人与采购人身份重叠。

三、采购流程

1.物资需求确认

在进行任何采购之前，相关部门应根据项目进度及需求，明确所需物资的种类、数量及规格。此步骤需与项目经理及技术人员进行充分沟通，确保需求的准确性。

2.采购申请

各部门在确认需求后，需填写“采购申请单”，并向仓库确认库存情况，以避免重复采购或资源浪费。采购申请单需包括项目名称、物资名称、数量、使用目的及预算金额等信息。

3.审批流程

采购申请单提交后，需经过以下审批流程：

项目采购需先提交预算审批，确保资金的合理使用。

其他采购需经过部门负责人审核，确保物资需求的有效性。

4.市场询价

部门负责采购的人员需对所需物资进行市场调研，至少获取三家以上供应商的报价，并对比其质量、价格及交货期等信息。此步骤应详细记录每家供应商的报价和相关信息，以备后续核价使用。

5.核价与选择供应商

在完成询价后，采购人员需对比并分析各个报价，参考历史价格及市场行情进行核价。根据综合评估结果，选择符合需求的供应商，并填写“供应商选择报告”，以便后续审批。

6.审批与采购执行

选择供应商后，需将“供应商选择报告”提交至公司负责人审批，审批通过后，采购人员即可向供应商下单。此时，采购人员还需确认交货时间及付款方式，并在合同中明确相关条款。

7.物资验收与入库

物资到货后，相关人员需进行验收，检查物资的数量、质量及规格是否符合合同要求。验收合格后，填写“入库单”，并将物资入库。若出现问题，应及时联系供应商进行处理。

8.报销流程

完成采购后，采购人员需在一个月内将相关单据（包括采购申请单、入库单及发票）提交至财务部门进行报销。逾期未报销的，财务部门将不予受理。

9.特殊采购方式

针对特定情况，需设定不同的采购方式：

集中采购：对于办公用品等常规物资，各部门需在每月25日前提交集中采购申请，由办公室统一采购。

零星采购：适用于金额较小或偶发性的采购，需提前获得部门负责人同意。

应急采购：在紧急情况下，相关小组可直接进行采购，无需询价，确保迅速响应。

年度采购：涉及定期需求的物资，需提前编制年度预算，并向财务部门备案。

四、备案管理

所有采购完成后，采购人员需将采购申请单、入库单、发票及其他相关单据复印两份，一份交财务审核，另一份存档备查，确保后续可追溯性。

五、采购职责与纪律

1.采购人员职责

采购人员需建立供应商资料档案，定期进行市场调研，确保采购物资的质量与价格合理。

2.采购行为规范

所有采购人员应遵循职业道德，禁止接受供应商的任何赠品或回扣，违反者将受到公司内部处理。

六、流程优化与反馈机制

为确保采购流程的持续优化，建议定期收集各部门对采购流程的反馈意见。公司可组织定期评审会议，分析采购效率与问题，针对性地调整流程，以适应实际需求变化。

通过上述详细的物资采购管理流程，建筑公司能够有效提高采购工作的规范性与效率，确保物资的及时供应，从而保障项目的顺利推进。