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企业货款回收管理办法

一、总则

1.目的

为加强企业货款回收管理，确保公司资金的正常流转，降低经营风险，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司所有涉及产品销售或服务提供而产生的货款回收业务。

二、职责分工

1.销售部门

负责与客户签订销售合同，明确付款方式、付款期限、违约责任等相关条款。

跟进客户订单执行情况，及时与客户沟通发货、验收等事宜，确保货款回收的前提条件得以满足。

按照合同约定向客户催收货款，建立并维护客户货款回收台账，记录每笔货款的回收情况，包括回收时间、金额、方式等信息，并定期与财务部门核对账目。

对于逾期未付的货款，及时分析原因，制定催收策略，并向客户发送催款函或采取其他合法有效的催收措施。

2.财务部门

负责审核销售合同中的财务条款，确保合同约定的付款方式、期限等符合公司财务政策和风险控制要求。

根据销售部门提供的发货凭证、发票等资料，及时确认应收账款，并建立应收账款明细账，详细记录每笔应收账款的发生时间、金额、客户信息等。

定期对应收账款进行账龄分析，编制账龄分析表，向销售部门和管理层提供应收账款的动态信息，以便及时采取催收措施。

协助销售部门进行货款回收工作，如提供发票开具、收款凭证处理等财务支持，监控客户付款情况，及时反馈收款信息给销售部门。

3.法务部门

负责审核销售合同的合法性、合规性，防范合同法律风险，确保公司在货款回收过程中的合法权益得到保障。

对于逾期时间较长且催收难度较大的货款，协助销售部门和财务部门评估法律风险，制定法律诉讼策略，并代表公司参与法律诉讼或仲裁程序，依法追讨货款。

三、货款回收流程

1.合同签订与发货

销售部门与客户签订销售合同后，及时将合同副本送交财务部门和法务部门备案。

销售部门根据合同约定安排发货，并将发货凭证（如提货单、物流托运单等）及时提交给财务部门，作为确认应收账款的依据之一。

2.发票开具与传递

财务部门在收到销售部门提供的发货凭证及其他相关资料后，按照国家税收法规和公司财务制度的要求，及时向客户开具发票。

发票开具后，销售部门负责将发票及时传递给客户，并要求客户签收确认，同时将发票签收记录留存备案。

3.货款催收

按照合同约定的付款期限，销售部门在货款到期前一周通过电话、邮件、传真等方式提醒客户付款，并确认客户是否已收到发票及货物。

若货款到期未付，销售部门应在到期后的3个工作日内向客户发送催款函，催款函应明确欠款金额、逾期天数、付款要求及逾期违约责任等内容，并要求客户签收或通过快递寄达并留存快递回执。

对于发送催款函后仍未付款的客户，销售部门应在1周内安排业务人员上门拜访客户，了解客户未付款原因，协商解决方案，并要求客户出具还款计划或承诺函。

若客户出现经营困难、财务状况恶化或有其他可能影响货款回收的重大风险信号时，销售部门应及时向管理层汇报，并会同财务部门、法务部门共同制定应对措施，如要求客户提供担保、提前收回货物或采取法律诉讼等手段。

4.收款处理

财务部门收到客户支付的货款后，应及时进行账务处理，确认收款金额与应收账款是否一致，并将收款信息反馈给销售部门。

对于客户以非货币资产抵偿货款的情况，财务部门应会同销售部门、法务部门对抵偿资产进行评估和审核，确保抵偿资产的价值合理、产权清晰，并按照相关规定办理资产过户手续。

四、逾期账款管理

1.逾期账款定义

应收账款超过合同约定的付款期限仍未收回的款项，视为逾期账款。

2.逾期账款报告

销售部门每月应编制逾期账款报告，详细列示逾期账款的客户名称、欠款金额、逾期天数、未付款原因及催收进展情况等信息，并提交给财务部门和管理层。

3.逾期账款催收措施

对于逾期时间在30天以内的账款，销售部门应以电话、邮件、传真等方式加强催收力度，每周至少与客户沟通一次，并记录沟通情况。

逾期时间在31-90天的账款，销售部门应安排业务人员上门催收，并向客户发送正式的催款函，同时可考虑暂停对该客户的信用额度或采取其他限制措施，如停止发货等，直至客户还清欠款或达成还款协议。

逾期时间在91-180天的账款，除采取上述催收措施外，公司可委托专业的催收机构进行催收，由催收机构根据账款情况制定个性化的催收方案，并定期向公司汇报催收进展。

逾期时间超过180天的账款，经公司管理层评估后，如认为通过法律诉讼或仲裁方式追讨货款的可能性较大且成本效益合理，应及时启动法律程序，由法务部门负责具体实施，并将相关情况及时通报销售部门和财务部门。

五、特殊情况处理

1.客户退货与退款

若客户提出退货要求，销售部门应及时与客户沟通，了解退货原因，并按照公司退货管理制度办理退货手续。

财务部门在收到退货验收单后，核对相关信息，冲减应收账款，并根据客户要求办理退款手续。退款时应确保退款金额准确无误