工程项目合同档案归档明细7篇.docx

工程项目合同档案归档明细7篇

篇1

一、合同档案归档要求

1.工程项目合同档案是工程项目管理的重要基础，必须严格按照规定进行归档。

2.合同档案应包含所有与工程项目相关的合同、协议、会议纪要、工作联系单等文件资料。

3.合同档案应分类清晰、标识明确，便于查找和使用。

4.合同档案应定期进行备份和保管，确保档案的安全性和完整性。

1.合同类档案：包括工程项目主合同、补充合同、变更合同等，应归档合同原件、复印件及电子版。

2.协议类档案：包括工程项目相关的各类协议，如安全协议、保密协议等，应归档协议原件、复印件及电子版。

3.会议纪要类档案：包括工程项目相关的会议纪要，如项目启动会、项目推进会等，应归档会议纪要原件、复印件及电子版。

4.工作联系单类档案：包括工程项目相关的各类工作联系单，如施工联系单、设计联系单等，应归档工作联系单原件、复印件及电子版。

5.其他类档案：包括与工程项目相关的其他文件资料，如招标文件、投标文件等，应归档相关文件资料原件、复印件及电子版。

1.工程项目部负责收集、整理合同档案相关资料。

2.工程项目部应对收集到的资料进行初步分类和标识。

3.工程项目部应将初步分类和标识后的资料提交给档案管理部门。

4.档案管理部门负责对提交的档案进行复核和整理，确保档案的安全性和完整性。

5.档案管理部门应将整理后的档案进行归档和保管，并建立相应的档案管理台账。

四、合同档案归档注意事项

1.合同档案应定期进行备份和保管，确保档案的安全性和完整性。

2.合同档案应分类清晰、标识明确，便于查找和使用。

3.合同档案应严格按照规定进行归档，不得私自修改或销毁。

4.合同档案应建立相应的档案管理台账，确保档案的来源、去向和变更情况有明确的记录。

5.如有特殊情况需要修改或销毁合同档案，必须经过相关部门的批准，并进行相应的记录。

五、合同档案的借阅与使用

1.工程项目部负责合同档案的借阅和使用管理。

2.借阅合同档案时，需填写借阅申请单，并经工程项目部负责人批准后方可借阅。

3.借阅合同档案时，需缴纳一定的押金或提供其他担保措施，确保档案的完整性和安全性。

4.使用合同档案时，需遵守相关规定，不得私自修改或损坏档案。

5.使用完合同档案后，需及时归还给档案管理部门，并进行相应的记录。

六、合同档案的保管与销毁

1.档案管理部门负责合同档案的保管工作。

2.保管合同档案时，需建立相应的档案管理台账，确保档案的来源、去向和变更情况有明确的记录。

3.保管合同档案时，需定期检查档案的完整性和安全性，如有发现损坏或丢失情况应及时进行处理并记录。

4.销毁合同档案时，需填写销毁申请单，并经档案管理部门负责人批准后方可销毁。

5.销毁合同档案时，应采取安全可靠的销毁方式，确保档案的彻底销毁并防止泄露。

篇2

一、合同档案归档概述

工程项目合同档案是记录工程项目实施过程的重要文件资料，具有法律性、技术性、系统性和完整性的特点。为确保合同档案的规范管理，提高档案管理效率，特制定本合同档案归档明细。

二、合同档案归档范围

1.工程项目合同：包括施工合同、采购合同、劳务合同等，以及合同变更、补充协议等相关文件。

2.工程项目相关文件：包括项目计划书、技术规格书、招标文件等。

3.工程项目往来邮件：包括与业主、供应商、承包商等之间的往来邮件。

4.工程项目会议记录：包括项目会议、协调会议等会议记录。

5.工程项目管理文件：包括项目进度计划、质量控制文件等。

6.工程项目技术资料：包括施工图纸、技术文档等。

三、合同档案归档要求

1.归档时间要求：合同档案应及时归档，确保档案的真实性和完整性。

2.归档格式要求：合同档案应统一采用电子文档格式，方便查询和检索。

3.归档内容要求：合同档案内容应清晰、准确、完整，反映工程项目的真实情况。

4.归档流程要求：合同档案应经过分类、整理、鉴定等流程，确保档案的规范性和有序性。

1.收集阶段：项目团队成员应及时将合同及相关文件资料提交给档案管理员。

2.整理阶段：档案管理员对收集到的资料进行整理，确保资料的真实性和完整性。

3.分类阶段：根据合同的类型和重要性，对合同档案进行分类，便于查询和检索。

4.鉴定阶段：对合同档案进行鉴定，确保档案的法律性和有效性。

5.归档阶