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维保合同管理办法

一、总则

第一条为加强维保合同管理，规范维保合同签订、履行、变更、解除等行为，保障单位合法权益，提高维保服务质量和效率，根据国家相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于本单位所有维保合同的管理，包括但不限于设备设施维保、系统软件维保、建筑工程维保等各类涉及维护保养服务的合同。

二、维保合同的签订

（一）合同签订前的准备工作

第三条需求部门应根据实际需要，详细填写《维保服务需求申请表》，明确维保对象、维保范围、维保期限、服务标准、预计费用等关键信息，并提交相关技术资料或说明。

第四条采购部门负责对维保服务供应商进行筛选，收集供应商的资质证明文件、业绩材料、报价方案等，组织相关部门进行评审，形成《供应商评审报告》。评审内容包括供应商的专业能力、信誉状况、价格合理性等方面。

第五条对于重大或复杂的维保项目，可邀请外部专家参与评审，或委托专业的招标代理机构进行招标采购，确保选择最符合单位需求的供应商。

（二）合同条款的拟定与审核

第六条法务部门根据采购部门提供的供应商资料和评审结果，结合国家法律法规和单位的合同模板，起草维保合同文本，合同条款应包括但不限于双方的权利义务、维保服务内容与标准、服务期限与地点、费用支付方式与时间、违约责任、争议解决方式等。

第七条技术部门负责对合同中的技术条款进行审核，确保维保服务的技术要求、验收标准等符合单位实际需求和相关技术规范。

第八条财务部门对合同中的费用条款进行审核，包括价格的合理性、支付方式的可行性、发票开具要求等，确保合同的财务风险可控。

第九条各审核部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作，并签署审核意见。如有修改意见，应及时反馈给法务部门进行修订。

（三）合同的签订与生效

第十条经审核通过的维保合同，由法定代表人或其授权代表签署，并加盖单位公章。合同签署后，采购部门应及时将合同原件及相关资料归档，并将合同副本分发至需求部门、财务部门、法务部门等相关部门。

第十一条维保合同自双方签字（盖章）之日起生效，生效后的合同文本应严格保密，未经授权，任何部门或个人不得向第三方泄露合同内容。

三、维保合同的履行

（一）合同履行的跟踪与监督

第十二条需求部门作为合同履行的主要责任部门，应指定专人负责对维保服务供应商的履约情况进行跟踪和监督，建立《维保合同履行跟踪记录》，定期记录供应商的服务情况，包括服务时间、服务内容、服务质量等。

第十三条对于供应商未按照合同约定履行维保义务的情况，需求部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改，并向采购部门和法务部门报告。采购部门应协助需求部门与供应商协商解决问题，必要时，法务部门可根据合同约定发出书面函件，要求供应商承担违约责任。

第十四条财务部门按照合同约定的支付方式和时间，审核供应商提交的付款申请及相关发票等资料，确保付款的准确性和合规性。对于不符合合同约定或存在争议的付款申请，财务部门应拒绝支付，并通知采购部门和需求部门处理。

（二）合同变更与解除

第十五条在维保合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、单位业务变化等原因需要变更或解除合同的，需求部门应及时提出书面申请，说明变更或解除的原因、内容及影响，并提交相关证明材料。

第十六条采购部门收到变更或解除申请后，应组织技术部门、财务部门、法务部门等相关部门进行评审，形成《合同变更（解除）评审报告》。经评审同意变更或解除合同的，由法务部门按照法律规定和合同约定起草合同变更协议或解除协议，经双方签署后生效。

第十七条合同变更或解除后，采购部门应及时将相关情况通知相关部门，并做好合同档案的更新和管理工作。

四、维保合同的验收

（一）验收标准与程序

第十八条维保合同期满或完成阶段性维保任务后，需求部门应依据合同约定的服务标准和验收条件，组织相关人员对维保服务进行验收。验收人员应包括技术人员、使用人员、财务人员等，必要时可邀请外部专家参与验收。

第十九条验收过程中，验收人员应认真检查维保服务的完成情况，查阅供应商提供的服务报告、维修记录、检测数据等资料，对维保对象的运行状况进行实地测试和评估，形成《维保合同验收报告》。验收报告应明确验收结果，包括是否合格、存在的问题及整改要求等。

第二十条对于验收不合格的情况，需求部门应及时通知供应商进行整改，整改完成后重新组织验收。如供应商多次整改仍不合格，可按照合同约定追究其违约责任，并根据情况决定是否解除合同。

（二）验收资料的归档

第二十一条验收工作完成后，需求部门应将验收报告及相关验收资料，如服务报告、维修记录、检测数据、整改情况说明等，一并提交给采购部门。采购部门负责将验收资料整理归档，作为合同结算和后续服务评价的依据。

五、维保合同的档案管理

第二十二条采购部门负责建立和维护维