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[公司名称]通讯管理制度

总则

1.目的

为加强公司内部及与外部的通讯联络管理，确保信息传递及时、准确、安全，提高工作效率，规范通讯行为及相关费用支出，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工，涵盖公司各部门、各分支机构及项目团队。

3.基本原则

高效畅通：建立多渠道通讯体系，保障信息无阻流通，减少层级延误。

安全保密：严守公司商业机密、敏感信息，通讯各环节防止信息泄露。

合理成本：优化通讯资源配置，依岗位需求核定费用，杜绝浪费。

通讯工具及使用规范

1.办公电话

公司为各部门配备适量办公电话，用于日常业务洽谈、客户沟通、部门协作等工作联系。员工应保持电话畅通，铃响三声内接听，礼貌问候并自报家门（部门及个人姓名）。

禁止利用办公电话拨打私人长途、声讯等与工作无关号码；非紧急公务，避免上班时间煲电话粥闲聊，违者按费用标准双倍扣罚个人绩效。

2.移动通讯设备

因工作需要，为部分外勤、销售、项目管理等高机动性岗位员工配备公司移动电话或补贴通讯费。领用手机者需妥善保管，离职时完整归还；享有补贴人员依岗位级别、业务量核定补贴金额，超支自理。

员工私人手机应保持电量充足、信号正常，工作时间需及时接听公司来电、查看工作信息推送；微信群、钉钉群等即时通讯群组，员工应实时关注群消息，积极响应工作安排，严禁屏蔽重要群组通知。

即时通讯软件管理

1.公司统一通讯平台

公司指定[具体软件名称，如钉钉、企业微信]为内部主流即时通讯平台，各部门依业务创建项目群、部门群等群组架构，员工入职即加入对应群组，昵称统一采用“部门-姓名”格式，方便识别身份。

2.信息发布规则

群内发布信息应精准、简洁，避免刷屏；重大通知、文件需@相关责任人，确保知晓。日常沟通使用文明用语，禁发涉黄、涉赌、涉政敏感及恶意造谣信息，违规者视情节轻重给予警告、罚款乃至辞退处分。

外部协作群需报备行政部门，定期清理无关人员；分享文件优先使用平台云盘功能，设置合理权限，保障资料安全共享。

通讯费用管理

1.费用标准设定

行政与财务部门联合制定通讯费用标准，按岗位特性、业务频繁度分档：销售岗位因客户拓展需求通讯费额度较高；内勤职能岗额度适中；管理层通讯费依职务级别匹配对应资源，每季度审核调整。

2.报销流程

员工凭正规通讯发票，附话费清单，每月[X]日前提交报销申请，注明业务用途、联络对象；财务审核真实性、合规性，超标准部分不予报销；特殊情况（如项目加急通讯）经上级特批后依规处理。

通讯安全与保密

1.信息加密

涉及公司核心技术、财务数据、战略规划等机密信息通讯，必须采用加密手段传输，如邮件加密插件、专用加密通讯软件；定期更新通讯软件及设备密码，密码强度符合安全规范，禁止使用简单生日、电话号码等易猜组合。

2.设备安全

员工妥善保管办公通讯设备，防止丢失被盗；移动设备设开机密码、指纹解锁；遗失含公司信息设备，需立即上报IT部门远程擦除数据，并报备行政、安保，依规追究责任，最大程度降低泄密风险。

监督与违规处理

1.监督机制

行政部联合IT部门定期巡检通讯记录（合规前提下），查看电话、即时通讯使用有无异常；审计部门每半年审查通讯费用，比对业务量核查合理性，形成报告提交管理层。

2.违规处理

轻微违规（如偶尔私用办公电话短时间闲聊）给予口头警告；屡次不改或造成费用浪费、信息泄露严重后果者，依《员工手册》纪律条款，扣减绩效奖金、降职乃至解除劳动合同，涉及违法移交司法机关。

附则

1.本制度由行政部负责制定、修订与解释，未尽事宜依公司相关规章处理；自发布之日起生效实施，以往通讯管理规定与本制度抵触部分，以本制度为准。

2.各部门可结合业务实际，制定内部通讯细则，但不得违背本制度基本原则，细则报行政部备案审核通过后执行。