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知识产权代理公司工作管理办法

一、总则

为规范知识产权代理公司内部管理，提高工作效率和服务质量，确保公司业务活动合法、有序开展，特制定本管理办法。本办法适用于公司全体员工及与公司业务相关的所有活动。公司应遵循国家有关法律法规，恪守职业道德，维护客户合法权益，诚实守信，保守商业秘密，积极推动知识产权事业发展，提升公司社会形象与公信力。

二、业务管理

（一）业务承接

1.客户咨询由市场部统一接待，详细记录客户信息、需求及联系方式，填写《客户咨询登记表》，并在[X]个工作日内反馈给相关业务部门。

2.业务部门接到咨询信息后，应在[X]个工作日内与客户沟通，了解具体情况，评估业务可行性与风险，形成《业务评估报告》提交给部门主管审核。对于复杂业务，可组织内部专家团队进行论证。

3.经评估确定承接的业务，业务部门应与客户协商服务内容、费用标准、服务期限等条款，拟定《业务委托合同》，合同需经法务部门审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与客户签订。

（二）业务操作流程

1.专利代理业务

专利代理人在接到任务后，应在[X]个工作日内与客户深入沟通，全面了解发明创造的技术内容、创新点等关键信息，进行专利检索与分析，撰写《专利检索报告》。

根据检索结果及客户要求，在[X]个工作日内完成专利申请文件的撰写，包括说明书、权利要求书、附图等，并提交给部门内部审核小组进行初审。

初审通过后的申请文件，由专利代理人在规定时间内向国家知识产权局提交，并及时跟踪申请进度，将审查意见在[X]个工作日内转达给客户，协助客户在[X]个工作日内完成答复意见的撰写与提交。

2.商标代理业务

商标代理人接到商标注册申请任务后，在[X]个工作日内对商标进行查询与分析，判断其可注册性，形成《商标查询报告》。

依据查询结果，在[X]个工作日内完成商标注册申请文件的准备，包括商标申请书、商标图样等，提交部门主管审核后向商标局申报。

定期跟踪商标注册进度，如遇驳回、异议等情况，在收到通知的[X]个工作日内告知客户，并协助客户准备相关材料进行申诉或答辩，在[X]个工作日内完成相关文件的提交。

3.著作权代理业务

对于著作权登记业务，业务人员在接到委托后，在[X]个工作日内对作品进行整理与核对，准备登记所需材料，如作品样本、创作说明等，填写《著作权登记申请表》。

将申请材料提交给版权登记部门，并及时关注登记进展，在收到证书后的[X]个工作日内通知客户领取或安排邮寄。

（三）业务质量控制

1.建立业务审核制度，每项业务在提交给客户或相关官方机构前，必须经过严格的内部审核。审核内容包括申请文件的完整性、准确性、合法性，法律意见的合理性、专业性等。

2.对于专利申请文件，实行初审、复审两级审核机制。初审由部门内部具有丰富经验的代理人负责，重点审核技术内容的阐述、权利要求的合理性；复审由公司技术专家团队或外聘专家进行，主要审查申请文件的新颖性、创造性、实用性及法律合规性等方面，确保申请文件质量达到较高水平。

3.定期对已完成的业务进行质量抽检，抽检比例不低于[X]%。由质量管理部门组织专业人员对业务档案进行检查，评估业务操作是否符合规范要求，服务结果是否达到客户预期，对发现的问题及时进行总结分析，并制定整改措施，形成《业务质量抽检报告》。

三、客户管理

1.市场部负责建立并维护客户信息数据库，详细记录客户基本信息、业务需求、服务历史、联系方式等内容，确保信息的准确性与完整性，并及时更新。

2.业务部门在业务开展过程中，应定期与客户沟通，了解客户对服务的满意度和新的需求，及时反馈业务进展情况，每月至少与客户沟通[X]次，并填写《客户沟通记录表》。

3.客户投诉处理：公司设立专门的投诉渠道，如投诉电话、电子邮箱等。接到客户投诉后，由客服部门在[X]个工作日内进行初步调查，确定投诉原因和责任部门，将投诉事项转交相关部门处理。相关部门应在[X]个工作日内制定解决方案，并向客户反馈处理结果，征求客户意见，直至客户满意为止。对于重大投诉事件，应及时上报公司管理层，由管理层组织专项调查与处理，并将处理结果向全公司通报，避免类似问题再次发生。

四、档案管理

1.业务部门在完成每项业务后，应在[X]个工作日内将业务相关的所有文件资料整理归档，包括客户委托合同、申请文件、审查意见、答复材料、证书复印件等，确保档案资料的完整性与准确性。

2.档案管理部门负责对业务档案进行分类、编号、装订、入库保管，建立档案索引目录，便于查阅与检索。严格执行档案借阅制度，公司内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门主管和档案管理部门负责人批准后方可借阅，借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员必须妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。外部单位或人员借阅档案需经公司总经理批准，并按照相关规定办