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档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）

一、档案整理几个概念

(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，

进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成

有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，

保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保

管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具

有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、

电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及

本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整

理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处

理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类

方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按

一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排

列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷

卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规

格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案

发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、

中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。（3）

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。

其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理

规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委

1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家

档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字

〔1998〕32号）。

6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、

排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案

卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

2、以“件”为单位整理。

1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位

即“件”来进行整理。

2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录

像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料

的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收

文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与

被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、

名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一

件。

3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”

为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。

4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档

案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。5）

以“件”为单位档案整理的适应范围：

（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他

组织需归档的文书档案按“件”整理。

（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术

管理类归档文件材料按“件”整理，

（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按

照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件

归