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工程档案、信息管理制度

一、总则

1、工程工程管理资料档案是从工程洽谈到工程竣工验收备案全过

程中形成的，并具有追溯备考的各种文件、记录、图表、图纸、影像、

电子文档等资料的总称。

2、工程工程管理资料的建档应按管理工作内容，分工程实施前期、

工程设计、工程施工、工程竣工等过程产生的文件记录资料，进展顺

序收集、整理、分类、编目来建立档案。

3、建档的建立文件、记录〔包括来往函件〕应为原件，假设无原

件应保证复印件清晰可视，并注明原件存放处；工程文件、记录的内

容必须符合国家相关的法律、法规、标准、标准要求、真实、准确，

可追溯性；记录的书写、字迹应符合常规要求。

二、资料的收集整理、分类编目存放

1、建立科学的工程沟通渠道，促进各方信息及时沟通及协调，保

证工程的顺利进展；

2、工程管理单位资料员负责对工程全部资料进展整理、分类和编

目，统一存放在工程工程资料柜内保存；对在管理过程中产生的文件，

其记录资料应由各专业工程师收集整理，要求与工程进度同步，并按

工程工程管理表格及“建档目录”进展管理；

3、对要求由工程管理单位工程经理签认的文件、记录资料，应按

工程管理单位有关规定签字；

4、工程管理单位工程经理负责对工程管理单位在实施过程资料的

收取、填写、整理、分类、编目、存放进展检查，指出存在问题，并

跟踪复验，促进工程资料的改良完善；

5、工程竣工验收后，由工程管理单位工程经理负责组织资料员整

理工程工程管理文件、记录资料，并按工程管理单位相关要求移交建

立单位档案室。同时按备案规定要求，整理备案工程管理资料移交建

立单位。

三、电子文档的管理

1、在收集纸质工程技术文件资料的同时，应同时收集相应的电子

文本，〔在招标文件中列入提供电子文本要求条款〕；对于建立主管部

门签发的重要文件，可拍照片存档；

2、所有电子文本都应及时〔不应超过三个工作日〕存入工程部电

脑的一个总文件夹中和工程管理单位OA网协同工程管理模块相应的

文件夹中；

3、数码照片应有具体时间、地点、摄制人和内容的说明，一般附

在相应文件的摘要局部。

4、工程工程实施过程中发出各类文件的：

（1）专业技术文件先由工程管理单位专业工程师编写、校对，然

后工程管理单位主管部门负责人审核，再报工程管理单位工程经理审

批；

（2）工程管理文件〔包括：会议纪要、工程管理通知单、工作联

系单、备忘录等〕由工程管理单位行政秘书或专业工程师编写，主管

部门负责人审核，报工程管理单位工程管理单位经理审批签发，工程

管理单位资料员填写发文登记台帐后，分发给相关公司，并进展签收。

5、当工程管理单位资料员接收到外来文件〔包括：政府文件、建

立单位文件、工程参建公司文件〕时应同时索取电子文本〔要在招标

文件中明确各工程参建公司的来往文件必须附电子文本〕，首先将信

息传递工程管理单位工程经理和主管部门，同时资料员将外来文件进

展分类、登记、整理、建档〔同时建立文字和电子文档〕。收集的外

来文件应为原件，公司名称和公章或签名应齐全，如复印件应清晰可

视，并标明原件存放处。

6、当工程管理单位发出或接收重要文件〔对公司有影响的〕，工程

管理单位工程经理必须及时报单位工程管理中心和公司领导，研究同

意前方可复函或由公司领导协调其它部门支持妥善处理。工程管理单

位资料员负责按公司相关规定,将工程管理资料及时上报单位工程管

理中心、存入公司OA网协同工程管理模块相应文件夹中。

四、工程文件管理流程

（一）目的

为了加强现场文件收发管理，标准工作流程，提高现场管理工作效

率。

（二）适用范围

xxx工程参谋于xx金融区起步区xx地块工程管理部。

（三）职责

1、对建立单位、监理单位、施工单位和其它参建公司报送的文件

进展分类处理。

2、将工程管理部发出的文件进展分类编号和做好收、发文台帐。

对收到的文件分发传送及按相关内容落实。

（四）工程管理部文件管理工作程序与流程

1、工程管理部发文：相关专业负责人将文件拟稿完成后，交工程

管理单位工程经理审批，并由工程经理填写审阅单交行政秘书，行政

秘书根据审阅单批示发出，并抄送建立单位。

2、建立单位收文：由行政秘书负责接收建立单位的文件，收到文

件后交由资料员做好收文记录，并在填写审阅单上的收文日期及份数

等内容后提交至工程管理单位工程经理，由工程经理依据来文内