年会筹备分工明细表.xlsVIP

Sheet3

流程

年会

环节

工作模块

工作任务

具体内容

责任人

时间节点

是否完成

备注

会议确认

会议议程

会前工作

会议通知

资料

会议材料

印制

文具

文具准备

会场

摄影

数码相机准备

会议当天

会场布置

设备就绪

检查会场情况

迎宾

茶水

茶水供给到位

现场抓拍

抓拍会场情况

会前、会中包括就餐时

会议记录

会中

麦克风

麦克风传递

若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人

会议后期工作

宣传报道

宣传资料准备

网站宣传发布报道

会议纪要

纪要整理

后续工作跟进

会务费用结账报销

会务工作总结

工作任务跟踪管理

确定年会主题内容，制作五楼看板

协助人

准备好纸笔及签领表

检查会议使用电脑、投影设备、麦克风、音响设备、网线、照明等是否就绪

桌椅摆放；文具及资料摆放；瓜果与香烟的摆放；横幅悬挂；指引牌、席卡、茶水是否到位

稿件撰写及照片整理

将稿件及照片发送公司网站进行宣传报道

会议后尽早整理会议纪要

组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处

针对会上确定的各项本职工作任务进行跟踪管理

年会主题

1月15日前

确定会议议程、时间、形式、主持人等

胡总发言稿

起草胡总发言稿

1月22日前完成初稿

主持词

确定主持人后，根据议程起草主持词（卫星总）

分工督办

主题、发言稿等

列出分工明细、整体督办

评优

确定优秀员工名单

录像

优秀员工、团队优秀事迹、公司年度业绩录像

OA通知

OA发布通知，明确参会人员及着装要求

奖杯奖状

席卡

电子版资料和纸质文档：包括会议议程、主持词、发言稿、话筒电池等

会场布置

会场桌椅摆放、主席台/工作台搭建、现场音响调试、绿植摆放

矿泉水

矿泉水

主席台摆放矿泉水、议程华润文件夹

联系摄影人员

1月31日前

相机电池，内存查看，联系摄像人员确定按时到位

2月3日中午下班前

会后安排

会后安全

一应电气断电关闭、现场物资查看

当天会议开始前2小时调试到位

会议开始前2小时前安排到位

开会前实时把握，会中每二十分钟续水一次

会议开始前半小时就位

开场音乐播放、播放大事记

负责播放会议开始音乐，会议开始播放公司大事记

生产运营报告

起草生产运营报告（杨总）

有条件会后组织集体合影

安排一名接待人员负责现场添茶续水

配备录音笔

照相摄影

表彰颁奖

奖杯刻字，荣誉证书打印完成，确定颁奖礼仪人员

准备表彰决定，提前半天给陈总，荣誉证书、奖杯摆放到位，颁奖礼仪人员就坐到位

影音播放

会议当天音乐、PPT、宣传片播放统筹安排

2月5日前出新闻稿

对会务期间发生的费用进行整理报销

时间

事项

负责人

配合人

陈总做会议开始讲话，介绍会议议程，引导播放公司大事记宣传片

播放2014年公司大事记宣传片

陈总对宣传片进行小总结，介绍杨总做生产运营工作报告

杨总做生产运营工作报告

陈总宣读优秀团队表彰决定

陈总介绍安全生产奖基本情况

安全生产奖颁奖

陈总介绍价值创造奖基本情况

价值创造奖颁奖

陈总介绍技术创新奖基本情况

技术创新奖颁奖

陈总介绍管理创新奖基本情况

管理创新奖颁奖

陈总介绍特别奖基本情况

特别奖颁奖

胡总专题演讲

陈总做会议结束讲话

15:30-16:00

年会背景板放置、音响灯光安装调试，主持人话筒准备

晚会小吃装袋，摆放

晚会节目总指挥

晚会开始

主持人

餐厅自助餐

结束

明天安装

完成

周二上午确定

周二上午确定

XXX（为陈总准备无线话筒，电量充足）

XXX、音响租赁公司

XXX负责餐厅的食品准备，就餐区域的氛围布置及音乐播放

XXX（负责播放会议开始音乐，会议开始时关闭），XXX（负责会议室音响设施的调试和音响设施紧急情况处理工作）

XXX（负责播放公司大事记）XXX（负责音响设施的调试）

XXX（播放宣传片）XXX（负责音响、投影设施的调试）

XXX(稿件撰写)

XXX负责陈总年会主持稿撰写

XXX（准备表彰决定，提前半天给陈总，准备荣誉证书）XXX（本周四前年会背景板安装完成，奖杯刻字，荣誉证书打印完成）

XXX（负责播放颁奖音乐）宗丽影、许梦娇、XXX（负责送奖杯、证书）

XXX、XXX负责公司大事记纪录片制作

XXX（撰写胡总演讲稿）

XXX（负责播放颁奖音乐）XXX、XXX、XXX、XXX（负责送奖杯、证书）

XXX（负责播放颁奖音乐）