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社区档案管理制度

一、总则

1、为了规范社区档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管

理，特制定本制度。

2、档案的范围

（1）社区内部经营形成的各种资料。

（2）外部政府机关、行业部门形成的与社区经营或行业有关的公文、通

知、批复等资料。

（3）下属居民委员会（以下简称居委会）备案形成的与经营有关的资料。

二、档案的管理部门

1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心

为主管部门。

2、档案管理部门的职责

（1）行政管理中心档案管理的职责

①负责统一组织编制、修订、完善社区的档案管理制度，规范管理流程、

分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保

管、借阅、销毁等的管理。

②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

④负责整理、保管社区人事行政类和业务类档案。

⑤负责收集、整理、保管居委会备案的人事行政类和业务类档案。

⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立社区电子目录。

（2）财务中心档案管理的职责

①负责配合行政管理中心编制、修订、完善社区档案管理制度中财务类

档案的分类目录、分类管理流程。

②负责收集、整理、保管社区及居委会备案的财务类档案。

三、档案的分类管理

1、档案的分类原则

社区档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅

自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，

应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。

2、档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。社区档案主要

采取按实质内容进行分类。

（1）按内容进行分类，主要有：

①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部

通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监

事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审

资料、品牌形象等。

⑤经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济

业务合同、关联企业间收付款合同等。

⑦案件资料。

⑧行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。包括基建项目、后

勤福利文件、资产清单等。

⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳

资关系、员工信息管理等。

⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、

银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、

凭证、年度帐套备份光盘等。

。战略投资部资料

Q工会文件

Q登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、

图书借阅登记表等。

Q签字印模。包括签字样本、印章印模等。

Q特殊业务资料。

（2）按保存形式分类

①纸质形式

②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密

级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、

秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件

内容，对照密级分类标准进行确定。

①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对社区安全、

发展造成极其严重后果的资料，如导致社区财产损失伍万元以上；资金链断

裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。

绝密文件是社区的核心档案。包括但不限于：

a、主任指定的绝密事项资料；

b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；

c、社区的重大经营决策、战略投资计划；

d、购买或开发的科研成果和专利等资料；

e、资金运作计划、协议、等