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公立医院采购流程与审批机制

一、制定目的及范围

为提升公立医院的采购效率，确保采购工作的规范化与透明化，特制定本流程。该流程适用于医院内所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材及其他相关物资的采购。

二、采购原则

采购活动应遵循以下原则：

1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏见。

2.透明性：采购过程应公开，确保各环节可追溯，接受监督。

3.合理性：在保证质量的前提下，综合考虑价格、服务及交货期，选择最优供应商。

4.合法性：所有采购活动必须遵循相关法律法规，确保合规操作。

三、采购流程

1.采购需求确认

各科室根据实际需求，填写《采购申请表》，并附上相关的需求说明及预算。申请表需由科室负责人签字确认，确保需求的合理性与必要性。

2.需求审核

采购管理部门对各科室提交的采购申请进行审核，重点关注需求的合理性、预算的合规性及是否符合医院的整体采购计划。审核通过后，进入下一环节。

3.市场调研与询价

采购管理部门负责对市场进行调研，了解相关产品的市场价格及供应商信息。根据需求，至少询价三家合格供应商，收集报价单并进行初步筛选。

4.评估与选择供应商

采购管理部门对收集到的报价进行评估，综合考虑价格、质量、服务及供应商的信誉等因素，选择合适的供应商。评估结果需形成书面报告，并附上相关报价单。

5.审批流程

评估报告及选定的供应商信息需提交医院采购委员会进行审批。采购委员会由医院管理层及相关科室代表组成，确保决策的科学性与合理性。审批通过后，进入合同签署阶段。

6.合同签署

采购管理部门与选定的供应商签署正式采购合同，合同内容应包括采购物资的规格、数量、价格、交货时间及售后服务等条款。合同签署后，需将合同存档备查。

7.采购实施与验收

供应商按照合同约定进行供货，采购管理部门负责对到货物资进行验收。验收内容包括数量、质量及相关证书等，确保符合合同要求。验收合格后，物资入库。

8.付款与报销

验收合格后，采购管理部门根据合同约定向供应商支付货款。所有付款需附上验收单、发票及相关合同文件，确保财务审核的合规性。

9.采购记录与档案管理

所有采购活动需进行详细记录，包括采购申请、询价记录、评估报告、合同及验收单等。采购管理部门负责对这些文件进行整理与存档，以备后续审计与检查。

四、特殊采购流程

针对紧急情况或特殊需求，医院可采取简化的采购流程。特殊采购包括应急采购、集中采购及小额采购等。应急采购需由医院应急管理小组审批，确保及时响应。

五、监督与反馈机制

为确保采购流程的有效性，医院应建立监督机制。定期对采购活动进行审计，收集各科室对采购流程的反馈意见，及时调整与优化流程，确保其适应医院发展的需要。

六、采购纪律与责任

所有参与采购的人员需遵守相关纪律，确保采购过程的公正与透明。采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。各科室负责人对本部门的采购活动负有直接责任，确保流程的合规执行。

通过以上流程的制定与实施，公立医院的采购活动将更加规范、高效，能够有效保障医院的运营与发展。