浅谈海外工程项目资料管理中存在的问题及建议.pdf

浅谈海外工程项目资料管理中存在的问

题及建议

中建国际建设有限公

司江苏苏州215163

摘要：工程文档的齐全完备是工程竣工验收、向合同委托方交付成果的前提

和必备条件。海外项目资料的收集和归档工作在海外项目建设中起着举足轻重的

作用。工程资料管理要如何实现合同要求与当地法律法规、国内规范和企业规定

的统一，是项目资料收集整理过程中面临的重要问题。本文对海外工程项目资料

管理的重难点问题进行分析，并提出合理化建议和对策。

关键词：资料管理、海外工程、难点、建议

前言：近些年来,我国大力推进我国大力推进一带一路一带一路建设,不少国内工程建设企业抓住

历史机遇,积极响应积极响应国国家家走走出出去去战略,海外工程建设项目蓬勃发展。例如,埃及

CBD项目、摩洛哥拉巴特布里格里格河谷斜拉桥项目、尼加拉瓜大运河项目、沙

特油气项目等都收到了良好的经济效益和社会效益。中国企业踏上陌生的土地,

在不同的文化、法律和政治环境下开展大型工程项目,骄傲与自豪的背后也伴随

着前所未有的难题与挑战。企业在项目实施和管理过程中会面临很多新问题、新

情况，工程资料管理工作同样会受到各种客观因素的影响，面临着巨大挑战。

1:工程资料收的重要性

建筑工程资料是工程建设各阶段实施过程中，按规定程序和要求形成的各种

历史记录文件的汇集。它反映了整个工程建设的详细情况，必须全过程记录且能

够体现工程质量和施工质量。对工程质量的评定，工程竣工后的收尾工作等都具

有重要的利用价值，要能满足竣工验收对工程资料的要求，因此做好资料的收集、

归档、积累、储存等工作是非常重要的。

2:项目资料管理中存在的问题(难点)

2.1:管理依据不足，国别之间存在文化差异性，无借鉴性可言。

中国本着共建共享、包容开放、互惠共赢的原则，援助了很多发展中国家的

基础设施建设项目，例如高铁、核电、道路、桥梁等工程。这些被援助的国家大

多是贫穷落后、物资匮乏的第三世界国家，缺乏资料管理方面的法律法规和标准

规范。为了满足中国企业自身资料收集和国内档案管理部门的归档验收要求，援

建海外项目的企业在资料的分类、整理、组卷等方面执行中国标准，力图按照国

内工程文档验收要求来开展工作。然而这些中国标准是针对国内工程建设项目编

制的，对海外工程项目资料的归档范围和验收标准没有明确的界定和说明，在他

国存在不适用或不被认可等问题，海外工程项目的资料管理工作缺乏详细的依据。

企业在海外工程项目中需要聘用当地人，属地化程度高，受文化差异的影响，

人员管理难，双方之间矛盾突出,延缓了工程进度，同时也降低了施工效率。且

海外项目部打交道的业主、监理及分包商等大部分是外国人，书面信函往来是海

外项目规范管理的一大亮点，在国内的项目管理口头指示相对较多，但在海外项

目更多的是需要信函的沟通，信函在海外项目管理中很重要，特别是牵涉合同方

面事情。

2.2:人员流动性大

工程建设周期一般较长，设计方、分包方、设备供应商、劳务公司、监理方

等参建方众多。海外项目通常采用工程总承包(EPC)模式，各方资料需要汇总到

总承包方，资料数量庞大，资料工作量和工作压力往往比较大。有些国家地区能

源紧缺，经常限电，项目部计算机网络化作业常常因断电停网、信号差等原因而

被打断，造成频繁返工。此外，海外施工现场条件艰苦，一些国家处于热带地区，

气候条件恶劣，中方员工长期驻外，与家人聚少离多等等这些客观因素致使海外

项目员工的离职率高、人员流动性大，调换岗位的情况普遍存在，在进行专兼职

资料管理人员调换的过程中，往往没有按照已经成文的规定进行文件的交接程序，

甚至部分人员会将有价值的资料占为己有，导致了资料的丢失，影响资料管理工

作的连续性。

2.3:异国异地联合办公，资料安全得不到保障

海外项目大多以异国异地联合办公的模式开展工作，对于项目所在国当地形

成的项目资料(特别是涉密资料)的归档管理没有形成统一的可供参考的合规化管

理办法。随着新的资料管理方式的创新推进，对比传统的资料管理模式，越来越

多的工程项目采用电子系统平台来管理工程项目文档。但互联网的开放性，计算

机和网络极易受到病毒侵害等意外，决定了在保密技术不成熟的环境下，电子资

料的安全将时刻面临考验。

2.4:档案资料归档滞后。

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