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金融行业供应商合规性管理流程

一、制定目的及范围

为确保金融行业在供应商管理中的合规性，降低潜在风险，特制定本流程。该流程适用于所有与金融机构合作的供应商，包括但不限于技术服务提供商、咨询公司、外包服务商等。通过建立系统化的合规性管理流程，确保供应商在法律法规、行业标准及公司政策方面的合规性。

二、合规性管理原则

合规性管理应遵循以下原则：

1.透明性：所有供应商的选择和管理过程应公开透明，确保公平竞争。

2.风险导向：根据供应商的风险等级，采取相应的合规性管理措施。

3.持续改进：定期评估和优化合规性管理流程，确保其适应性和有效性。

4.责任明确：各部门在供应商管理中的职责和权限应明确，确保责任落实。

三、合规性管理流程

1.供应商选择与评估

1.1需求识别：各部门根据业务需求提出供应商选择申请，明确所需服务或产品的具体要求。

1.2供应商筛选：根据市场调研，初步筛选符合条件的供应商，确保其具备相应的资质和能力。

1.3合规性评估：对筛选出的供应商进行合规性评估，包括法律合规、财务状况、行业声誉等方面的审核。

1.4风险评估：根据供应商的业务性质和历史表现，进行风险评估，确定其风险等级。

1.5审批流程：将评估结果提交相关部门进行审批，确保选择的供应商符合合规性要求。

2.合同管理

2.1合同起草：与合规部门协作，起草供应商合同，确保合同条款符合相关法律法规及公司政策。

2.2合同审核：合同草案需经过法律审核，确保条款的合法性和合规性。

2.3合同签署：经审核无误后，双方正式签署合同，确保合同的有效性。

2.4合同备案：所有签署的合同需进行备案，存档以备后续查阅。

3.供应商绩效管理

3.1绩效评估：定期对供应商的服务质量、交付能力、合规性等进行评估，形成绩效报告。

3.2反馈机制：建立供应商反馈机制，及时收集各部门对供应商的意见和建议。

3.3改进措施：根据绩效评估结果，针对表现不佳的供应商制定改进措施，并与其沟通。

3.4续约与终止：根据绩效评估结果，决定是否续约或终止与供应商的合作关系。

4.合规性监控与审计

4.1定期审计：定期对供应商的合规性进行审计，确保其持续符合相关要求。

4.2问题处理：如发现供应商存在合规性问题，及时采取措施进行整改，并记录处理过程。

4.3报告机制：建立合规性问题报告机制，确保各部门能够及时上报发现的合规性风险。

5.培训与宣传

5.1培训计划：定期对相关人员进行供应商合规性管理培训，提高其合规意识和管理能力。

5.2宣传材料：制作合规性管理宣传材料，向全体员工普及合规性管理的重要性和相关政策。

四、备案与记录管理

所有与供应商相关的文件，包括评估报告、合同、绩效报告及审计记录等，需进行系统化管理，确保信息的完整性和可追溯性。各部门应定期对记录进行整理和归档，以备后续查阅。

五、合规性管理的纪律要求

1.责任落实：各部门应明确合规性管理的责任人，确保责任落实到位。

2.信息共享：各部门应及时共享与供应商相关的信息，确保合规性管理的有效性。