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文献管理制度

第一章总则

第一条为了加强文献管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息精确传达和迅速执行，特制定本规定。

第二条本制度管理的范围包括企业、各部门所发出的多种公文、表格、计划、总结、上报的多种请示、汇报等纸质文献和电子文献、电子邮件。

第二章外来文献处理

第三条收文的登记

1、外来文献统一由综合办公室收取。

2、外来文献必须在《收文登记簿》上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。

第四条收文的签批和传阅

1、外来文献由综合办公室贴上《文献处理签》，然后分类处理：（1）一般性文献，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签订传阅范围，然后送给有关人员传阅；（2）重要文献或需要办理的文献，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签订意见。综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签订的意见传阅或交办。

2、传阅人员应抓紧时间阅读文献,一般状况应在接到文献后2小时内阅读完毕，并在《文献处理签》上签订阅文者姓名和阅文日期。需要签订意见和提议的可以在文献的页眉和页脚签订，签订意见和提议必须签名。综合办公室文员负责督促文献传阅人尽快阅读文献。

3、机密级文献在副总经理、（含）以上人员间传阅。

4、绝密级文献只由单位负责人阅读，不得传阅。

5、文献不得横向传阅。综合办公室文员将文献交给阅文者，阅文者阅文完毕并签订姓名、阅文时间及意见和提议后，将文献交回给综合办公室文员，综合办公室文员再将文献交给下一位阅文者。

第五条收文的办理和成果反馈

1、需要办理的文献，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签订意见后立即将文献和《文献处理签》一并复印一份交给承接人员。承接人员在接受文献复印件时，必须在《收文传递单》上签字。

2、综合办公室文员负责督促承接人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签订的办理期限或者文献规定的期限内办理完毕。

3、承接人员在办理过程中假如碰到问题，应及时向分管副总经理汇报，并同步将状况通报给综合办公室。

4、承接人员在期限内没有办理完毕的，应向方锅副总经理和综合办公室书面阐明原因。假如承接人员因自身能力而无法完毕办理任务，可以提前向分管副总经理规定更换承接人员。

5、因承接人员主观原因没有完毕办理任务，耽误了企业的工作，承接人员应承担对应责任。假如因此企业受到损失，承接人员应赔偿对应损失。

6、成果反馈。承接人员在办理完毕后应及时向分管副总经理汇报办理成果，重大事项需向总经理汇报办理成果。需要书面汇报的必须以书面形式汇报。承接人员在向分管副总经理和总经理汇报办理成果的同步，应将成果通报给综合办公室。

第六条收文的归档

1、不需要办理的文献，在传阅完毕后，由综合办公室文员将文献正本、文献处理签一并存档。

2、需要办理的文献，在传阅和办理完毕后，综合办公室文员在文献处理签上注明办理成果后将文献、文献处理签、文献传递单、处理成果文字汇报一并存档。

第三章企业文献系统

第七条外发文献管理

1、范围。一是企业向上级有关部门报送的多种请示、汇报、汇报材料等；二是企业向有关部门、客户、供应商等发出的函件、状况通报、有关阐明等文献材料。

2、起草。外发非常规性综合性文献由综合办公室负责起草，专业性文献根据分工和指令由其他部门负责起草。常规性文献（计划、记录报表、工作总结、岗位责任制等）由各部门指定的专人复制起草。

3、审核。外发文献由分工副总经理负责审核，并签订审核意见。

4、传阅。需要有关人员传阅的外发文献，由综合办公室贴《发文传阅单》按照分管副总经理签订的意见传阅。传阅人员必须在接到文献2小时内完毕阅文。传阅人员阅文完毕必须签名并签订明确意见和提议。

5、签发。外发文献草案通过度管副总经理审核、有关人员传阅并签订意见后，综合办公室通过修改后按照文献类别报送签发：以企业名义的外发文献由总经理或总经理委托的副总经理签发；以董事长、总经理名义发出的文献或材料必须由董事长、总经理本人签发。

6、办理。（1）需要办理的外发文献或办理过程中产生的外发文献，由综合办公室在印发后，将文献交给承接人，承接人在接受文献时，必须在《发文签收单》上签字；（2）承接人员在办理过程中假如碰到问题，应及时向分管副总经理汇报，并同步将状况通报给综合办公室。（3）承接人员在期限内没有办理完毕的，应向方锅副总经理和综合办公室书面阐明原因。假如承接人员因自身能力而无法完毕办理任务，可以提前向分管副总经理规定更换承接人员。（4）因承接人员主观原因没有完毕办理任务，耽误了企业的工作，承接人员应承担对应责任。假如因此企业受到损失，承接人员应赔偿对应损失。（5）承接人员在办理完毕后应及时向分管副