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老当益壮，宁移白首之心；穷且益坚，不坠青云之志。——唐·王勃
人事档案管理制度
1.目的
员工人事档案是公司、XXX在人员招聘、调动、任免、
培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水
平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全
面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据。为规范人
事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、
制度化，同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和
利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与
管理工作有所依据，特制定本管理制度。2.适用范围
适合公司全体员工。
3.档案管理的机构和职责
3.1机构：员工人事档案管理工作由XXX专设档案室进
行统一管理，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人
员负责日常管理，同时接受上级组织、其他部门的监督、检查
与指导；另外人力资源部要不断建立健全查（借）阅、收集、
鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交
档案材料归档工作的各项制度及各项工作程序。
3.2档案管理员职责：
老当益壮，宁移白首之心；穷且益坚，不坠青云之志。——唐·王勃
3.2.1要严格执行保密原则，不向无关人员泄露员工人事
档案内容。3.2.2贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作
的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受
上级的监督、检查与指导，参加业务培训。
3.2.3负责公司人事档案信息的维护与管理，档案材料的
收集、鉴别、整理、传递、保管和提供查（借）阅等工作。确
保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防
火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。
3.4办理其他相关事宜。
4.人事档案分类
4.1基础人事档案
（1）个人简历、员工应聘登记表；身份证、学历学位证
书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
（2）劳动合同、保密合同、补充协议等。
（3）员工花名册、图像资料、电子作品等电子版档案。
（4）员工离职申请表，离职工作交接清单。
4.2培训档案
（1）新员工入职培训试卷、培训心得、培训签到表。
（2）参加培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培
训效果评估表。
老当益壮，宁移白首之心；穷且益坚，不坠青云之志。——唐·王勃
（3）培训服务协议。
4.3职位档案
职务任命书、职务变动申请、职位职务变更记实。
4.4薪酬考核档案
（1）试用期考核表、员工试用期总结、转正申请表。
（2）月度查核记实表、查核成绩、查核面谈记实。
（3）调薪申请单、调薪/降薪记录。
4.5其他档案
（1）公司出台的相关政策，文件。
（2）各类奖励、惩罚记实。
5.人事档案的内容
5.1档案管理的基本要求
人力资源管理部门必须按照员工花名册中的档案编号进行
编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，方便
查找。
5.1.2档案编原则：档案编号是在整理和管理档案的进程
中，以字符形式赋予档案的一组代码，员工
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