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公司采购付款控制制度

总则

1.目的：为了加强公司采购付款环节的内部控制，规范采购付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司各部门及所属子公司的采购付款业务活动。

3.基本原则：采购付款业务应遵循合法合规、职责分工、预算控制、审批授权、凭证齐全、记录准确及时等原则。

职责分工

1.采购部门

负责根据公司生产经营需求，编制采购计划，组织实施采购活动，选择合格供应商，签订采购合同，并跟进采购物资的到货进度及质量情况。

对采购业务的真实性、合理性、合法性负责，确保采购物资的品种、规格、数量、质量等符合公司要求，并在采购合同约定的条款内完成采购交易。

负责填写“采购付款申请单”，并附上采购合同、验收报告、发票等相关原始凭证，提交给相关部门进行审核。

2.财务部门

负责审核采购付款申请的相关凭证，包括但不限于采购合同、发票、验收报告、入库单等的真实性、完整性和合法性，以及采购业务是否符合公司财务制度和预算安排。

根据审核无误的采购付款申请，按照公司规定的付款流程办理付款手续，确保付款金额、付款方式、付款对象等准确无误，并及时进行账务处理，记录采购付款业务的发生情况。

负责对采购付款业务进行财务分析，为公司管理层提供相关财务信息和决策建议，监控采购资金的使用效率和安全性，防范财务风险。

3.验收部门

负责对采购物资的品种、规格、数量、质量等进行验收，出具验收报告，并对验收结果的真实性、准确性负责。验收人员应严格按照公司的验收标准和程序进行操作，确保验收工作的客观公正，对于不合格物资应及时通知采购部门办理退换货等相关事宜。

4.管理层

根据公司的授权审批权限，对采购付款申请进行最终审批，确保采购付款业务符合公司的战略目标和经营计划，防范公司资金风险，保障公司利益。

采购付款流程

1.采购申请：需求部门根据实际业务需求填写“采购申请单”，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、预计价格、需求时间等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。

2.采购计划与审批：采购部门结合库存情况和需求部门的采购申请，编制“采购计划”，明确采购物资的采购方式、供应商选择、采购时间等内容，并报经公司管理层审批。对于重大采购项目，应进行集体决策或招投标程序，确保采购过程的公开、公平、公正。

3.采购执行：采购部门按照批准的采购计划，选择合适的供应商进行采购谈判，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、物资的质量标准、交货方式、交货时间、价格、付款方式、违约责任等重要条款，并经公司法律部门或法律顾问审核通过后正式签订。

4.物资验收：采购物资到货后，验收部门应及时组织人员按照采购合同和相关验收标准进行验收，并出具“验收报告”。验收报告应详细记录验收结果，包括物资的实际到货数量、质量状况、是否符合合同要求等内容，验收人员应签字确认。对于验收不合格的物资，应按照合同约定及时与供应商协商解决，如退换货、补货、扣款等，并做好相应的记录。

5.发票审核：采购部门收到供应商开具的发票后，应首先核对发票内容与采购合同、验收报告、入库单等相关凭证是否一致，包括物资名称、规格、数量、单价、金额、税率等信息，确保发票的真实性、合法性和完整性。如有不符，应及时与供应商联系解决。审核无误后，将发票及相关凭证提交给财务部门进行进一步审核。

6.付款申请与审批：采购部门根据采购合同和验收情况，填写“采购付款申请单”，附上采购合同、发票、验收报告、入库单等相关原始凭证，经采购部门负责人审核签字后，按照公司规定的审批流程依次提交给财务部门、管理层进行审核审批。审批人员应在审核付款申请时，重点关注采购业务的真实性、合法性、合理性以及是否符合公司的预算安排和付款政策，对于不符合规定的付款申请，应予以退回并说明原因。

7.付款执行：财务部门在收到经审批通过的采购付款申请后，根据公司的资金状况和付款计划，按照采购合同约定的付款方式办理付款手续。付款方式包括银行转账、支票、银行承兑汇票等，应确保付款金额准确无误，并及时取得付款凭证进行账务处理。同时，财务部门应及时更新应付账款台账，记录付款情况，确保账实相符。

付款控制要点

1.预算控制：所有采购付款业务必须在公司年度采购预算范围内执行，采购部门应严格按照预算安排采购计划和申请付款，财务部门应加强对采购预算的监控和分析，定期对采购预算执行情况进行统计和通报，对于超出预算的采购付款申请，应严格按照公司预算调整程序进行审批后方可支付。

2.供应商管理：建立健全供应商管理制度，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估和动态管理，选择优质供应商进行合作，并定期对供应商进行考核和评价，对于不合格的供应商应及时予以