业委会公章使用管理制度.docxVIP

业委会公章使用管理制度

第一章总则

第一条为规范小区业委会公章的使用管理，防止错用、滥用、盗用，维护业主的合法权益，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》及《业主大会议事规则》等相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于小区业主委员会（以下简称“业委会”）公章的保管、使用、审批、登记及责任追究等管理活动。

第三条业委会公章是业主共有的财物，任何人均不得据为己有，随意使用。业委会应确保公章的安全、有效使用，防止腐败、渎职、滥用职权等行为的发生。

第二章公章的保管

第四条业委会公章必须由专人保管，且保管人应具备良好的职业道德和责任心。业委会主任、副主任不能直接保管公章，应由业委会执行秘书或指定的专人（以下简称“公章保管人”）负责保管。

第五条公章保管人应设立公章使用登记册，详细记录每次使用公章的时间、事由、使用人、审批人及盖章文件名称等信息，确保公章使用的可追溯性。

第六条公章应存放在安全、保密的地点，严禁将公章随意扔放或无人看管。如遇特殊情况需将公章带出使用，必须经业委会主任或副主任批准，并登记备案。

第七条公章保管人应定期核对公章使用登记册，确保公章使用情况与登记情况相符。如发现公章丢失、被盗或被盗用，应立即报告业委会并采取补救措施。

第三章公章的使用

第八条业委会公章的使用应遵循“谁申请、谁负责，谁审批、谁负责”的原则。使用公章前，必须填写《公章使用申请表》，明确使用事由、使用人、审批人等信息，并经过规定的审批流程。

第九条业委会的决定、决议自半数以上有表决权的委员签字之时起生效，无须加盖业委会公章。但在必要时，如对外签订合同、协议或出具证明文件等，可加盖业委会公章作为证明。此时，公章的使用应经过业委会主任或副主任的审批，并登记备案。

第十条业主大会的决定、决议自业主大会按有效票权数表决通过之时起生效，无须加盖业委会公章。但在必要时，如对外公示、通知或出具证明文件等，可加盖业委会公章作为证明。此时，公章的使用应经过业主大会主席或指定的负责人的审批，并登记备案。

第十一条严禁将公章用于空白介绍信、空白纸张、空白表格等。如遇特殊情况，必须提出书面申请，经业委会全体委员讨论通过，并登记备案后方可使用。

第十二条公章使用时，应压在落款或其它文字上，不得盖在空白处。盖出的印章要端正、清晰，便于识别。

第四章公章的审批

第十三条业委会公章的使用审批应遵循以下流程：

使用人填写《公章使用申请表》，明确使用事由、使用人、审批人等信息；

提交给业委会主任或副主任审批；

如需业主大会审批的，还需提交给业主大会主席或指定的负责人审批；

审批通过后，由公章保管人在《公章使用登记册》上登记备案；

使用人在公章保管人的监督下使用公章。

第十四条对于涉及法律责任和经济责任的重要文件，如对外签订的合同、协议等，必须经过业委会全体委员议事表决通过，并逐项登记使用情况。超出议事规则规定权限的，还需经业主大会批准。

第五章公章的登记与归档

第十五条每次使用公章后，公章保管人应及时在《公章使用登记册》上登记备案，确保公章使用的可追溯性。

第十六条业主委员会秘书应对所有盖章文件进行编号存档，分为公告类和知会类两种。公告类文件以“[小区名称]业委会[年份]公告第XX号”进行编号，知会类以“[小区名称]业委会知会第XX号”进行编号，随时供业主查核。

第十七条对于涉及法律责任和经济责任的重要文件，如合同、协议等，应单独归档保存，并定期进行备份和检查。

第六章责任追究

第十八条违反本制度规定，擅自使用公章或造成公章丢失、被盗、被盗用等严重后果的，将依法追究相关责任人的法律责任。

第十九条对于故意或过失造成公章使用不当的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、取消业委会成员资格等处罚。如已经给业委会、业主大会造成损失的，必须全额赔偿，否则将通过法律途径追究相关人员责任。

第七章附则

第二十条本制度由业委会负责解释和修订。

第二十一条本制度自发布之日起施行，如有与相关法律法规相抵触的，以法律法规为准。

详细条款补充

一、公章的保管与交接

公章的保管：公章应存放在业委会办公室的安全柜中，由专人保管。保管人应具备良好的职业道德和责任心，不得将公章带回家中或随意借给他人使用。

公章的交接：如保管人因故不能履行职责，应提前向业委会主任或副主任报告，并办理交接手续。交接时，应核对公章使用登记册，确保公章使用情况与登记情况相符。

公章的保管责任：保管人应妥善保管公章，防止公章丢失、被盗或被盗用。如发现上述情况，应立即报告业委会并采取补救措施。如因保管不当造成损失的，保管人应承担相应的法律责任。

二、公章的使用审批流程

填写申请表：使用人需填写《公章使用申请表》，明确使用事由、使用人、审批人等信息。申