内业文函管理詹祥元陕西铁路工程77课件讲解.ppt

内业文函管理主讲教师：詹祥元陕西铁路工程职业技术学院1、内业资料的作用铁路工程内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体，是日后铁路通车运营管理的重要依据，加强和规范施工阶段的内业资料整理是当前铁路工程施工管理的一项重要内容，也是反映铁路工程施工管理水平的主要方面。内业文函管理及验收2、内业资料存在问题的原因一是平时不重视内业资料的管理，普遍存在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；二是工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频繁，如路基工程作业队伍，在进入路面铺筑时已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯错误，逻辑性较差；三是工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差，且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节，导致内业资料整理中的重复返工现象经常出现。内业文函管理及验收3、内业资料整理要求“全”、“准”、“严”：“全”就是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不足等现象。“准”就是在内业资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查。“严”就是在内业资料格式和组卷上，严把审查关，不合格的内业资料严禁进入工程档案室。内业文函管理及验收4、内业资料构成和分类(1)合同文件：施工合同协议书（含问题澄清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招标、施工合同有关资料。(2)日常资料分类：质量控制资料－检验、试验，以及有关质量文件；进度控制资料－总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整，以及有关计划的文件；费用控制资料－工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关费用控制文件；合同管理资料－有关工程分包、变更、索赔、延期的往来文件；项目部内部管理资料－规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等；安全生产资料－包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。(3)竣工文件。内业文函管理及验收5、内业资料管理注意事项(1)明确职责、协调配合。(2)加强督促检查，规范档案管理。(3)学习业务、提高管理水平。内业文函管理及验收文函的管理文函的一般规定1、基本要求纸张、颜色、字体、印章、装订、各要素要求。内业文函管理及验收文函的管理制度一、一般规定1、项目部行文、用印由项目经理负责，发出的各种报告必须书面化、专业化。2、文档管理必须由专人负责，发文和转发文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。3、收文应做好登记，应及时送交负责人批阅处理，并及时归档。4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、签认。5、文档管理者应认真记录文档处理过程和结果，并做好分类整理归档。内业文函管理及验收二、函件传递程序业主总监代表处驻地监理处承包人业主—○●○●○●总监代表处○●—○●○●驻地监理处○●○●—○●承包人●○○●—注：●主送○抄送内业文函管理及验收文函的常见问题与注意事项一、文函常见问题1、格式错误(1)主送单位和抄送单位不分。(2)字体、字号、行距不正确。(3)印章不规范，甚至漏盖章。(4)错字、病句重复出现。(5)附件不全。(6)发送时间不规范。2、内容表述不清：行文的目的不明确，文字表述专业性不强，不简练，答复要求的报告针对性不强，甚至答非所问。内业文函管理及验收二、文函处理注意事项1、健全文函阅办制度，一是对项目部所有来文必须建立详细的登记传阅制度；二是项目经理对文件的批阅必须清楚明了，该阅处的阅处，该阅知的阅知，该指定谁处理的要列明。2、及时进行文函的处理，具体负责处理文函的技术人员要提高工作效率，特别是对有时限要求的文件要抓紧拿出处理意见供项目经理裁定。3、要严肃纪律、明确责任，对文函处理需要保密的要绝对保密，需要传达的要传达到位，做到每份文件要有详细的处理结果，并对处理完的文件及时存档、备查。4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度。内业文函管理及验收THANKYOU！陕西铁路工程职业技术学院