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企业资料档案保管制度

TOC\o1-2\h\u18227第一章总则 1

146191.1目的与依据 1

153211.2适用范围 2

172661.3基本原则 2

29087第二章档案分类与编号 2

314522.1分类标准 2

153012.2编号规则 2

233862.3档案目录编制 3

11550第三章档案收集与整理 3

245713.1收集流程 3

250513.2整理要求 3

51223.3审核与归档 3

165第四章档案保管与存储 4

292194.1保管条件 4

300524.2存储方式 4

109104.3安全防护措施 4

15211第五章档案利用与查阅 4

284855.1利用申请流程 4

312045.2查阅规定 5

73495.3档案复制与借阅 5

3241第六章档案销毁与处置 5

46776.1销毁条件与程序 5

94656.2处置方式 5

221356.3监督与审核 5

18590第七章档案保密与信息安全 6

214917.1保密要求 6

275257.2信息安全措施 6

69927.3违规处理 6

32471第八章附则 6

143968.1制度解释与修订 6

271518.2生效日期 6

237418.3相关表单与附件 7

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强企业资料档案的管理，保证档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规和企业实际情况，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业内部各类资料档案的收集、整理、保管、利用、销毁等管理工作，涵盖了企业的各个部门和业务领域。

1.3基本原则

企业资料档案保管应遵循以下基本原则：

（1）集中统一管理原则：企业各类档案由档案管理部门统一集中管理，保证档案的整体性和系统性。

（2）分类管理原则：根据档案的性质、内容和用途，进行科学分类，便于查找和利用。

（3）完整性原则：保证档案的内容完整，不遗漏重要信息和文件。

（4）安全性原则：采取必要的安全措施，保证档案不受损坏、丢失和泄露。

（5）保密性原则：对涉及企业机密和个人隐私的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。

第二章档案分类与编号

2.1分类标准

档案分类按照企业的组织架构、业务类型和管理需求进行划分，具体分类如下：

（1）行政管理类：包括企业的规章制度、会议纪要、通知公告等文件。

（2）人事管理类：涵盖员工的个人档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等信息。

（3）财务管理类：包含财务报表、账目凭证、审计报告等财务相关文件。

（4）业务管理类：涉及企业的业务合同、项目文档、市场调研报告等业务资料。

（5）其他类：无法归入以上四类的档案，统一归入此类。

2.2编号规则

档案编号采用分类编码与流水号相结合的方式，保证编号的唯一性和可识别性。具体编号规则如下：

（1）分类编码：根据档案分类标准，为每个类别分配一个固定的编码。

（2）流水号：在每个分类编码下，按照档案的形成时间顺序，依次赋予流水号。

例如，行政管理类档案的编码为“XZ”，某份行政管理类档案是该类别的第10份，则其编号为“XZ010”。

2.3档案目录编制

档案目录是档案管理的重要工具，应按照以下要求进行编制：

（1）档案目录应包括档案编号、档案名称、形成时间、保管期限、存放位置等信息。

（2）档案目录应定期进行更新，保证目录信息与实际档案情况一致。

（3）档案目录可以采用纸质和电子两种形式进行保存，方便查询和使用。

第三章档案收集与整理

3.1收集流程

档案收集工作应按照以下流程进行：

（1）各部门指定专人负责本部门档案的收集工作，定期将本部门产生的档案资料移交至档案管理部门。

（2）档案管理部门对移交的档案进行审核，保证档案的完整性和准确性。对于不符合要求的档案，应及时通知相关部门进行补充和完善。

（3）审核通过的档案，由档案管理部门进行登记和编号，纳入档案管理系统。

3.2整理要求

档案整理应遵循以下要求：

（1）按照档案分类标准，对收集的档案进行分类整理，保证档案分类准确、条理清晰。

（2）对档案进行装订或装盒，保证档案的整齐和便于存放。

（3）在档案上标注档案编号、档案名称、形成时间等信息，便于识别和查找。

3.3审核与归档

档案整理完成后，应进行审核与归档工作：

（1）档案管理部门对整理好的档案进行再次审核，保证档案整理符合要求。

（2）审核通过的档案，按照档案编号和存放位置，进行归档存放。

（3）归档后的档案，应建立相应的档案索引，方便