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九江老同学聚会策划活动执行方案

一、前言

岁月如歌，转眼间我们已从青涩少年步入人生新阶段。在九江这片充满回忆的土地上，我们曾共同学习、成长，留下了无数欢笑与泪水。为了重温那段纯真的时光，加深同学间的情谊，特策划本次九江老同学聚会活动。本方案将涵盖从前期准备到后期总结的全过程，力求为每位参与者打造一场难忘的重逢盛宴。

二、同学联络与确认

2.1建立联络渠道

社交媒体群组：利用微信、QQ等社交平台建立“九江老同学聚会群”，发布聚会倡议书，收集参与意向及联系方式。

一对一邀请：对于不常使用社交媒体的同学，通过电话或短信进行个性化邀请，确保信息覆盖全面。

2.2名单确认与统计

确认参与：根据反馈，整理出最终参加聚会的同学名单，并统计人数，以便后续活动安排。

信息收集：收集每位参与者的基本信息，如姓名、联系方式、近期照片等，为后续制作文化衫、纪念册做准备。

三、聚会策划与筹备

3.1主题设定

本次聚会主题为“时光印记，九江重逢”，旨在通过一系列活动，唤起大家共同的记忆，感受重逢的喜悦。

3.2时间与地点选择

时间：选择一个大多数同学都能参加的周末或节假日，确保大家有足够的时间参与。

地点：综合考虑交通便利性、场地容量及氛围，初定九江市内某知名酒店宴会厅或具有九江特色的文化场所作为聚会地点。

3.3活动流程设计

开场致辞：由组织者代表致开幕词，回顾往昔，展望未来。

回忆分享：设置“那些年，我们在九江”主题分享环节，鼓励大家分享自己的故事、照片或视频。

互动游戏：安排如“猜谜语”、“校园歌曲接龙”等互动游戏，增进同学间的交流与互动。

老师致辞：邀请当年老师上台，分享教学心得，寄语未来。

晚宴交流：享用精心准备的晚餐，自由交流，加深情感。

才艺展示：鼓励有才艺的同学上台表演，展现个人风采。

合影留念：全体成员合影，记录这一美好时刻。

四、老师邀请与接待

4.1诚挚邀请

邀请函制作：设计并制作精美的邀请函，表达对老师的尊敬与感激之情。

亲自送达或邮寄：尽量亲自前往或邮寄邀请函至每位老师的住处，确保邀请的诚意与正式。

4.2接待安排

接送服务：为老师提供往返接送服务，确保安全舒适。

特别座位：在聚会现场为老师预留特别座位，并安排专人陪同。

五、场地选择与布置

5.1场地选择

根据预算及参与人数，选择符合要求的场地，并签订租赁合同。确保场地具备音响、投影等必要设备，以满足活动需求。

5.2会场布置

主题背景墙：设置以“时光印记，九江重逢”为主题的背景墙，搭配九江特色元素及老照片。

座位安排：采用圆桌或长桌形式，尽量按照当年班级座位顺序进行安排，营造熟悉感。

氛围营造：利用气球、彩带、鲜花等装饰物，搭配怀旧音乐，营造温馨而热烈的氛围。

六、文化衫设计制作与发放

6.1设计方案征集

在联络群内发起文化衫设计稿征集活动，鼓励大家提供创意。最终选择一款最能代表大家心意的设计方案进行制作。

6.2定制生产

联系专业厂家进行文化衫的定制生产，确保质量上乘、款式新颖。同时，在文化衫上印制每位参与者的姓名或昵称及聚会主题等信息。

6.3发放穿着

聚会当天，组织大家统一穿着文化衫参与活动，增加团队凝聚力与归属感。

七、会务接待与摄影摄像

7.1会务接待

签到引导：设置签到台，提供姓名牌及纪念品（如定制徽章、书签等），并安排专人引导入座。

茶歇服务：在活动间隙提供茶点、水果等茶歇服务，供大家休息交流。

7.2摄影摄像

专业团队：聘请专业摄影摄像团队全程跟踪记录聚会过程，捕捉每一个精彩瞬间。

即时分享：利用社交媒体平台即时分享现场照片与视频，让未能到场的同学也能感受到氛围。

八、纪念册与光盘制作及派送

8.1纪念册制作

素材收集：整理活动照片、视频、参与者寄语等素材。

设计排版：聘请专业设计师进行纪念册的排版设计，确保内容丰富、美观大方。

印刷分发：根据最终设计稿进行印刷并分发给每位参与者。

8.2光盘制作

视频剪辑：将活动视频进行剪辑处理，保留精彩片段并配以背景音乐与字幕。

光盘刻录：将剪辑后的视频刻录至光盘中，并设计精美封面。

随纪念册发放：将光盘与纪念册一同发放给参与者。

8.3快递派送

对于无法现场领取纪念品的同学，收集其邮寄地址并通过快递服务派送至其手中。同时附上感谢信表达组织者的感激之情与美好祝愿。

九、预算规划与执行

基于人均800元/人、总人数100人的预算规划如下：

场地租赁与布置：约20,000元（含音响、投影等设备租赁费用及会场布置费用）

餐饮费用：约60,000元（按每人600元标准计算含晚餐及茶歇费用）

文化衫制作：约10,000元（含设计费、制作费及运费）

摄影摄像服务：约8,000元

纪念品制作（纪念册+光盘）：约15,000元

老师邀请及接待：约5,000元（含接送费用及特别礼物）

会务接待及其他杂费：