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臣心一片磁针石，不指南方不肯休。——文天祥

电算化下的结账方法

来源：-时2025-10-28

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16:24:53

每月月底都需要进行结账处理，计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额，还

要进行一系列电算化处理，检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账

处理等。与手工结账相比，电算化结账工作更加规范，结账全部是由计算机自动完成。电算

化结账工作需注意以下事项。

（1）专人负责。由于某月结完账后将不能再输入和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，

结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的误操作。

（2）结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数

据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。若结账条件不能满足，则应退出结账模块，

检查当月输入的会计凭证是否全部登记入账。只有在本期输入的会计凭证全部登记入账后才

允许结账。

（3）结账必须逐月进行，上月未结账不允许结本月的账。若结账成功，则应做月结标志，

之后不能再输入该月的凭证和记该月的账；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给

出提示信息，要求用户做相应的调整。

（4）年底结账时，系统自动产生下年度的空白数据文件（即数据结构文件，包括凭证临时

文件、凭证库文件、科目余额发生额文件），并结转年度余额，同时自动对“固定资产”等

会计文件做跨年度连续使用的处理。

（5）跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输入本年度1

月份的凭证。企业可以根据具体情况，将结账环境设置为“在上年未结账的情况下不允许输

入本月的凭证”。

太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。——《左传》

（6）结账前应做一次数据备份，如果结账不正确可以恢复重做。

账户余额的结转

来源：-时间：2008-10-28

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16:22:42

年末终了结账时有余额的账户，其余额直接记入新账余额栏内即可，不需要编制记账凭证，

也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方。因为，既然年末是有余额的账户，余额就应当

如实地在账户中加以反映，这样更显得清晰、明了。否则，就无法体现有余额的账户和无余

额的账户的区别。

对于新的会计年度建账问题，一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有

些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账、重

抄一遍的工作量较大，因此可以跨年度使用，不必每年更换一次。各种备查簿也可以连续使

用。

实际工作中，结转账户余额的做法如下。

（1）将本账户年末余额以相反的方向记入最后一笔账下的发生额内。例如，某账户年末为

借方余额，在结账时，将此项余额填列在贷方发生额栏内（余额如为贷方，则做相反记录），

在摘要栏填明“结转下年”字样，在“借或贷”栏内填“平”字并在余额栏的“元”位上填

列“0”符号，表示账目已经结平。

（2）在“本年累计”发生额的次行，将年初余额按其同方向记入发生额栏内，并在“摘要”

栏内填明“上年结转”字样。在次行登记年末余额，如为借方余额，填入贷方发生额栏内，

反之记入借方，并在“摘要”栏填明“结转下年”字样。同时，在该行的下端加计借、贷各

方的总计数，并在该行“摘要”栏内填列“总计”两字，在“借或贷”栏内填