高效会议管理技巧培训课件5.pptxVIP

;;;目录;当今会议面面观;;会议的意义;达成协议与解决问题;按人数分类;建议频率：至少每月一次

注意事项：

1、不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；

2、将会议时间记录在笔记本上，

以防因一时疏忽造成工作上的被动。;会议的时间成本

直接的会议成本

效率损失成本;会议效率不高的原因及解决方案;参会者要有听的技能

要充分作好准备工作

明确开会原因及目的;只有必要时才召集

好好筹划过

拟订和分发了议程表

遵守时间

一切按部就班

请了最有经验的和有才能的人出席

作出了评论和归纳

记录所有决定、建议和负责人;时间安排方面的规范

固定的会议流程规范

会议本身要遵守的规则;;会议本身要遵守的规则;开会前的准备工作;;;;1、了解会议的目的;设定沟通目标

制订行动计划

预备可能的争执

进行SWOT分析;成功会议的五种策略;定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。

内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。

程序：

概观会议进行程序；

提供与会议有关的资讯；

规范议程；

指定会议记录者；

征求对议程设计的意见。;主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；

尽量开成一种互动的会议氛围。;彼德·德鲁克决议法：

用足够多的时间检视困难所在，并使参会者达成共识

列举或图示各提案并开始讨论

客观比较各提案的优劣，避免意气之争

估计各提案之获益律

估计有无采集更多参考资料的需要

征求反对意见

以中立角度检视正反意见

寻求与会者对各题案之认同

对提案做适当的休整与妥协

确认议事结果

组成或指定议案执行的监督单位。;4种群体决策;会议中的沟通与反馈技巧;;为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程;5%-20%工作层面;有明确的沟通目标

有明确的时间约束

重视每一个细节

积极倾听

努力达成目标;缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够

重点强调不足或条理不清

不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误

按自己的思路思考，忽略他人的需求

失去耐心，造成争执

准备不充??，没有慎重思考就发表意见

时间不充分

情绪不好

语言不通

大脑过滤

记忆力差;找共同点

适当展示自己的能力和水平

适当暴露自己脆弱的地方

不必说出所有的真相;;;主持人的会议管理技巧;听听别人的故事

听听别人完整的故事

先听听别人完整的故事;点头且微笑

眼神的接触

发出倾听的声音

身体向前倾

重复和总结

必要时做记录;说话技巧;如何对待会议中的意外情况;与“cicada蝉”相遇;与“shark鲨鱼”相遇;与“donkey驴”相遇;与“rabbittracking兔子”相遇;与“crab螃蟹（跑题者）”相遇;主持人与参会者的守则与责任;营造和谐气氛

按照议程进行

正确讨论总结内容

引导发言者解释使人困惑的发言

帮助参会者理清不假思索的想法

尊重别人，避免会中意见一边倒的情况

减少与议题无关的争辩和讨论

保证中立态度;听完陈述后，就没词了

向双方之一表示赞同

阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈

认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题

建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议

引导双方攻击你

缩小问题的严重性

换话题

当双方争执时，表达不愉快的情绪;会前充分准备

会中全情投入，贡献自己的创意与意见

以解决问题为己任

开放的心态，摒除部门之见

尽可能多的获取信息

耐心聆听，尊重他人的意见

勇于发言，言之有物

不隐善扬恶，不人身攻击

避免不当的肢体语言

会后总结;如何处理会议中的冲突;会后记录;会议记录者的作用与要求;重要的会议应该进行录音

定期召开的会议不用录音

多数会议指定记录者

记录者的笔记流畅不失真

会议记录者的责任更全面;;会后跟进;请大家填写会议评估表

针对意见做出改进措施

询问和联络缺席的同事

制定跟进计划，负责跟进

如有需要找高层协助

如计划进行顺利，取消下次会议

会议之后检讨得失;在开会中有没有人误解过我的意思？

我有没有在别人谈话时跳到其他话题？

有没有在会前让员工了解会议的内容？

面对别人说话的时候是不是很紧张？

是否遇到只有主持人说话而没人参与？

谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？

在分派工作时大家是否都看着我而不提问

总会把事情的前因后果呈现给别人吗？

是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？

是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗？;只有必要时才开会

会前要做准备

事先颁发议程

准时开会准时结束

有意识把握会议的方向

注意力集中在政策和行动上

会议记录应阐明最后的结论

会议成功只有用结果衡量

强调实施所有的决定

鼓励沉默的人发言，阐明