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企业档案文件管理和保密制度

TOC\o1-2\h\u15370第一章总则 1

141791.1目的和依据 1

145071.2适用范围 2

316901.3基本原则 2

15035第二章档案文件分类与编号 2

34362.1分类标准 2

116502.2编号规则 2

288482.3档案文件目录编制 2

14596第三章档案文件的收集与归档 2

301783.1收集范围与要求 2

233973.2归档流程与时间 3

321183.3归档责任人 3

27305第四章档案文件的保管 3

18724.1保管设施与环境 3

105664.2保管期限与鉴定 3

116654.3档案文件的存放与索引 3

11355第五章档案文件的利用 3

282705.1查阅与借阅规定 3

21885.2档案文件的复制与传递 3

15665.3利用登记与跟踪 4

8914第六章档案文件的销毁 4

248086.1销毁标准与程序 4

114596.2销毁审批与监督 4

119786.3销毁记录与备案 4

20508第七章保密制度 4

116177.1保密级别划分 4

275387.2保密措施与要求 4

86887.3违反保密制度的处理 4

4917第八章附则 4

32568.1制度的解释与修订 4

227658.2生效日期 5

102428.3相关表单与记录清单 5

第一章总则

1.1目的和依据

为了加强企业档案文件的管理，保证档案文件的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和企业实际情况，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业内部各类档案文件的管理和保密工作，包括但不限于行政管理、生产经营、财务审计、人力资源等方面的文件资料。

1.3基本原则

档案文件管理和保密工作应遵循以下基本原则：

（1）合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关规定，保证档案文件管理和保密工作的合法性。

（2）完整性原则：保证档案文件的内容完整，不遗漏任何重要信息。

（3）准确性原则：保证档案文件的内容准确无误，真实反映企业的各项活动和情况。

（4）安全性原则：采取有效措施，保证档案文件的安全，防止丢失、泄露、损坏等情况的发生。

（5）保密性原则：对涉及企业机密的档案文件，严格按照保密制度进行管理，保证企业利益不受损害。

第二章档案文件分类与编号

2.1分类标准

根据企业的业务特点和管理需求，将档案文件分为行政管理类、生产经营类、财务审计类、人力资源类等多个类别。每个类别下再根据具体的文件内容进行细分，保证分类清晰、合理，便于管理和查找。

2.2编号规则

采用统一的编号规则对档案文件进行编号。编号应具有唯一性和可识别性，能够准确反映文件的类别、所属部门、时间等信息。编号规则应简单明了，易于操作和理解。

2.3档案文件目录编制

按照分类和编号规则，编制详细的档案文件目录。目录应包括文件编号、文件名称、文件日期、保管期限、存放位置等信息，以便于快速查找和检索档案文件。

第三章档案文件的收集与归档

3.1收集范围与要求

明确档案文件的收集范围，包括企业内部各个部门和环节产生的文件资料。收集的文件应符合完整性、准确性和真实性的要求，同时要按照规定的时间和程序进行收集。

3.2归档流程与时间

制定详细的归档流程，包括文件的整理、审核、编号、装订等环节。归档时间应根据文件的性质和重要程度确定，一般分为定期归档和不定期归档两种方式。

3.3归档责任人

明确归档工作的责任人，各部门应指定专人负责本部门文件的收集和归档工作，保证归档工作的顺利进行。同时档案管理部门应负责对归档文件进行审核和接收。

第四章档案文件的保管

4.1保管设施与环境

设立专门的档案保管场所，配备符合要求的保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备等。保管场所应保持适宜的温度、湿度和通风条件，保证档案文件的安全存放。

4.2保管期限与鉴定

根据国家有关规定和企业实际需要，确定档案文件的保管期限。定期对档案文件进行鉴定，对已超过保管期限的文件进行清理和销毁。

4.3档案文件的存放与索引

按照分类和编号规则，将档案文件有序地存放于档案柜中，并建立相应的索引系统，便于快速查找和检索档案文件。

第五章档案文件的利用

5.1查阅与借阅规定

制定查阅和借阅档案文件的规定，明确查阅和借阅的权限、程序和要求。查阅和借阅档案文件应经过严格的审批手续，保证档案文件的安全和保密。

5.2档案文件的复制与传递

对需要复制和传递的档案文件，应按照规