2025年采购行为回访办法 .pdfVIP

士不可以不弘毅，任重而道远。仁以为己任，不亦重乎?死而后已，不亦远乎?——《论语》

采购行为回访办法

采购行为回访办法提要：每季度至少进行一次回访，回访前，回访人应根据财务资料及

实际的市场调查，大致了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情

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物业管理有限公司作业指导书

--采购行为回访办法

1.目的

对采购行为进行有效地监控。

2.范围

适用于公司所有对外物资采购、工程及其他服务采购。

3.职责

财务管理部负责对公司所有采购行为进行监督控制，并定期进行抽样回访，必要时相

关部门应协同进行。

各部门经理负责对本部门采购行为进行监督控制，并指定专人对本部门采购行为进行

回访。

4.方法和控制过程

回访样本的选取

对采购单价超过2000元的资产全部进行回访。

对其他采购物资，根据其成本控制重要性确定该项目选取种类的数量：清洁用品（含

消杀药品）类5种，维修材料类5种，工程材料5种，办公用品3种。每季度的回访工作必

须覆盖以上四大类商品且相邻季度不重复对相同商品抽样。

在审核报销票据的工作中，各部门应结合本部门的具体情况，参考财务管理部公布的

《零星物资价格统计表》，对价格、数量出现较大波动的物资，有针对性的选取样本进行回

访。

回访

每季度至少进行一次回访，回访前，回访人应根据财务资料及实际的市场调查，大致

了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情，以更好地达到回访效果。

根据待回访商品的成本控制重要性及回访成本，可用以下方式进行回访。

电话回访：回访人以顾客身份通过电话询价、还价等方式，努力发现该项采购的最低

成交价。

现场回访：回访人以顾客身份到供应商的营业地点询价、还价，努力发现该项采购的

最低成交价。

索取报价单或函证：取得正式书面证据，以便于转入其他程序处理问题。

其他适宜的办法。

回访结果的处理

回访结束后，回访人根据回访情况填写《采购物资供方回访表》。

回访如果发现疑问，回访人将直接与采购人员沟通，要求其作出解释，然后总结填写

《采购物资供方回访表》，签署回访结论。

如果采购人员不能作出合理的解释，回访人将把回访结果提交财务管理部经理作进一

步处理。

财务管理部每半年对回访中的问题进行总结。

公司各部门在采购中索取供应商开具的发票时，应要求其准确填写”开票人电话或详细

地址”一栏，如有遗漏，经办人应于报帐前补填，或者一次性将全部供应商电话号码提供给

财务管理部，主动接受财务的监督，配合财务管理工作。

古之立大事者，不惟有超世之才，亦必有坚忍不拔之志。——苏轼

5.质量记录表格

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《采购物资供方回访表》