江西学术会议公司如何做好会务接待工作.pdf

2020年三季度综合系列培训

如何做好会务

接待工作

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一、会务二、会务三、注意四、总结

工作概述流程事项

n什么是会务n基本流程是什么n做哪些准备工作

n如何密切配合n怎样细致服务n怎样避免疏漏

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导语

【引入：会务工作有多重要】

举例：9月下旬我公司将进行如何成为一名幸福班主任的大

型培训会务，作为负责人的你该如何策划本次会务工作？

1.时间、地点、参会人员等都确定好了吗？通知起草了吗？

2.会务分工是怎样的？都清楚自身职责吗？

3.物料准备、文秘工作、食宿安排都到位了吗？北京中科招商集团组织接待开封副市长及河大资产公司，

4.会场布置如何安排？会中服务有跟进吗？进行城校企合作商谈。

5.确保与会人员顺利退场、退房了吗？

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第一章会务工作概述

n会务工作基本内容

n会务工作总体思路

概述

会务工作是围绕会议全过程、全方位工作而开展的一系列参谋性、协调

性和事务性的服务工作，包括会前准备、会中服务、会后总结等。做好会议

的会务组织、管理工作，才能有效发挥会议的作用，达到会议应有的良好效

果。

通过会议可以起到：

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总体思路

周密计划

每项任务均须制订周密的工作计划

任务分解

将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量

责任到人

每项任务均有专人负责

逐项落实

计划的每个环节、步骤均须严格落实

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第二章会务流程

n基本流程是什么

n做哪些准备工作

流程

会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备—会中服务—会后服务

会前准备包括：会中服务包括：会后服务包括：

周密计划：考虑会议所需要素现场控制：流程安排、环境准备会场清理：清理现场、追踪退房等

职责分工：召开筹备会议各负其责后勤保障：指引用餐及住宿、茶会议小结：梳理出色及不足之处

组织实施：物料准备、安排食宿、水服务等资料存档、撰写稿件等

会场布置、人员报到等会议记录：摄影摄像、会议纪要事项督办：落实要求、账务报销等

会务接待具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，

甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，

有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。

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会前准备