【英语版】国际标准 ISO/TS 19475-3:2018 EN Document management — Minimum requirements for the storage of documents — Part 3: Disposal 文件管理 文件储存的最低要求 第3部分：处置.pdf

ISO/TS19475-3:2018ENDocumentmanagement—Minimumrequirementsforthestorageofdocuments—Part3:Disposal是国际标准组织发布的一个文件管理标准的一部分，用于指导组织在文档存储和处理方面所需满足的最小要求。以下是关于该标准内容非常详细的解释：

**主要内容**：

***保存和销毁文件的原因**：

+保存文件的原因包括历史记录、审计需要、法律责任等。

+销毁文件的原因包括不再需要、文件过期、无保留价值等。

***文件保存期限**：

+根据组织的政策和相关法律法规，文件应保存一定的期限。

+超过这个期限后，文件可以按照适当的程序进行销毁或转移。

***文件销毁程序**：

+销毁文件前，应确保所有必要的信息已被移除或删除。

+销毁过程应受到监控，并记录在案，以确保过程符合规定。

***记录和报告**：

+销毁文件的程序和结果应记录在案，并定期报告给相关利益相关方。

***法律法规和组织政策**：

+组织应了解并遵守与文件保存和销毁相关的法律法规和组织政策。

***避免重复和混淆**：

+在保存和销毁文件时，应避免重复和混淆，确保文件的唯一性和完整性。

***保密和安全**：

+在处理和销毁机密或敏感信息时，应采取适当的保密和安全措施。

***合规性**：

+组织应确保其文件管理和销毁过程符合相关法规和标准的要求，以确保合规性。

***责任和培训**：

+组织应确保员工了解并遵守文件管理和销毁的程序，并提供适当的培训。

***沟通和协作**：

+组织应与相关部门和利益相关方保持良好的沟通和协作，以确保文件管理和销毁过程的顺畅进行。

ISO/TS19475-3:2018ENDocumentmanagement—Minimumrequirementsforthestorageofdocuments—Part3:Disposal是一个重要的标准，它为组织提供了关于如何妥善处理文件的指导原则和最佳实践。它涵盖了文件的保存、销毁、记录和报告等方面，以确保组织的文件管理过程符合法规要求、组织政策和最佳实践准则。