《办公室的会议管理》课件.pptVIP

*****************课程目标掌握会议管理基础知识学习会议的定义、类型、作用与价值等基础概念。学习会议筹备与组织技巧掌握会议前的计划、议程制定、通知等实操技能。提高会议主持与沟通能力学习会议中的主持技巧和有效的沟通方式。学习会议总结与跟进方法掌握会议纪要撰写、行动跟进等重要环节。何为有效会议目的明确有效会议需要明确目标,确保会议议程与公司目标及部门需求紧密相关。参与积极与会人员应主动参与讨论,积极提出建议和意见,共同推动会议进程。时间管理会议开始及结束时间应被严格遵守,确保讨论内容高效与有条理。行动导向会议应产生明确的行动计划和后续跟踪,确保会议决议落实到位。会议的类型类型一：工作会议旨在讨论和解决具体事务,参与人员以内部员工为主,议题集中,效率较高。类型二：汇报会议用于向上级或利益相关方汇报工作进展,重点在于信息传递和决策。类型三：交流会议侧重于部门或跨部门间的相互沟通,增进了解,凝聚团队共识。类型四：战略会议集中讨论公司长期发展目标和战略计划,参与者多为高层领导。会议的作用与价值提高工作效率会议能够有效协调团队任务、分享信息、达成共识,从而大幅提高工作的效率和生产力。增强团队凝聚力定期的会议能培养团队成员的互信与合作,增强团队的归属感和向心力。促进创新思维会议上的头脑风暴和自由讨论,有助于激发创新的想法和解决问题的新思路。会议的筹备工作确定会议目标明确会议的目的和预期结果,有助于后续的规划和组织工作。确定会议时间和地点选择合适的时间和方便的地点,考虑与参会人员的日程安排。邀请参会人员精心挑选并通知相关人员,考虑利益相关方的参与。准备会议材料制作会议议程、幻灯片等,为与会人员提供所需的信息。预留必要设备提前预订会议室、投影仪等设备,确保会议顺利进行。制定会议议程1明确会议目标确定会议的主要议题和预期成果,使会议目标清晰、具体和可衡量。2合理规划时间考虑与会人员的日程安排,预留足够的时间,确保会议有序进行。3确定议题顺序根据重要性和相关性安排议题,抓住重点,促进高效讨论。4细化议程内容为每一议题预留合理时间,明确讨论目标和预期结果。通知会议参会人员提前通知将会议时间、地点和参会要求提前发送给与会人员,让他们预留好时间并做好充分准备。反复确认在会议前一周和前一天再次发送通知,提醒参会人员时间和地点,以确保大家都能准时参会。灵活沟通可以通过电话、短信或即时通讯软件等多种方式主动联系参会人员,了解他们的参会意向。会议的组织形式1集中式会议参会人员在同一时间、同一地点召开会议，有利于沟通交流和即时反馈。2视频会议利用视频通讯技术,远程连接各地参会人员,降低会议成本。3电话会议基于电话连线的方式,方便快捷,适用于临时讨论和信息传达。4混合会议结合集中式和远程方式,兼顾参会人员的实际情况和会议需求。会议主持的技巧掌控时间善于调节会议进度,确保在预定时间内完成议程。制定时间分配表并严格执行。沟通交流保持积极主动的沟通,引导参会人员踊跃发言,并及时回应或总结观点。中立公正保持客观中立的态度,避免偏颇和个人情绪,确保会议公开公平公正。情感智慧善于察言观色,体贴并尊重每个参会人员,营造温和轻松的会议氛围。会议中的沟通技巧积极倾听专注聆听他人观点,避免过早评判。理解对方立场,以开放的态度进行交流。清晰表达使用简明易懂的语言,注意语速和语调,确保重点内容传达到位。提出问题适时提问以引导讨论进程,促进思维碰撞,增进彼此理解。互动交流鼓励参会者积极参与讨论,营造轻松自由的讨论氛围。处理会议中的问题迅速分类及解决在会议进行中,若遇到问题,要快速评估问题的性质和严重程度,采取适当的应对措施来解决。冷静提出并讨论如果问题复杂或可能引发争议,主持人要以专业态度进行沟通,耐心听取各方观点,避免激烈情绪。记录并跟进处理会议中出现的问题和解决方案要详细记录在会议纪要中,并追踪后续的执行进度。总结经验和教训对会议中出现的问题进行总结分析,吸取经验教训,为今后的会议管理做好准备。会议纪要的撰写1概括会议内容会议纪要应该全面、准确地记录会议过程和决议要点。做到重点突出、条理清晰。2制定后续行动计划明确各项任务的负责人、完成时间和要求,便于后续跟进和落实。3注意措辞和格式使用简洁准确的语言,并采用标准的会议纪要格式,增强专业性。4及时发送并存档会议结束后尽快发送会议纪要,并做好电子或纸质存档备查。后续会议行动跟进1分派任务明确会议决议的执行责任人2设定时间线制定实施计划并落实时间节点3