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老年人入住登记及档案管理制度

老年人入住登记及档案管理制度

一、目的

为规范老年人入住本养老机构的登记流程，确保入住信息的准确性和完整性，同时妥善管理老年人档案，保障老年人权益，为提供优质、个性化的养老服务奠定基础，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于所有申请入住本养老机构的老年人及已入住老年人档案的管理工作。

三、相关法律法规及行业标准引用

1.《中华人民共和国民法典》

2.《老年人权益保障法》

3.《养老机构管理办法》

4.《养老机构服务安全基本规范》

四、入住登记流程

（一）咨询与预约

1.设立专门的咨询热线或接待窗口，安排专业人员解答老年人及其家属关于入住的各类问题，包括服务内容、收费标准、设施设备等。

2.接受老年人及其家属的入住预约，记录预约信息，包括姓名、联系方式、预约入住时间等，并告知其准备相关材料。

（二）材料准备

1.老年人及家属需提供的基本材料：

老年人身份证、户口本原件及复印件。

近期免冠一寸照片若干张。

老年人健康体检报告（半年内有效），包括常规身体检查、传染病检查等项目。

如有监护人，需提供监护人身份证原件及复印件，监护证明（如户口本、法院判决书等）。

2.其他特殊材料（根据实际情况要求提供）：

医疗病史资料，如病历、诊断证明等。

精神状况评估报告（针对有精神病史或疑似精神障碍的老年人）。

（三）实地参观与沟通

1.在预约时间安排老年人及其家属实地参观养老机构，介绍机构的环境、设施设备、服务项目、生活安排等情况。

2.与老年人及其家属进行深入沟通，了解老年人的生活习惯、兴趣爱好、特殊需求等，解答他们在参观过程中提出的疑问。

（四）填写入住申请表

1.参观结束后，如老年人及其家属确定入住意向，提供《老年人入住申请表》，由老年人或其监护人如实填写相关信息，包括个人基本信息、健康状况、紧急联系人信息等。

2.工作人员对填写内容进行初步审核，确保信息准确、完整，如有疑问及时与填写人沟通核实。

（五）评估与审核

1.组织专业评估小组（包括医护人员、护理人员等）对老年人进行综合评估，评估内容包括身体状况、认知能力、精神状态、生活自理能力等。

2.根据评估结果，结合养老机构的服务能力和条件，审核老年人是否符合入住条件。对于不符合入住条件的，向老年人及其家属说明原因。

（六）签订入住协议

1.经评估审核通过后，与老年人或其监护人签订《老年人入住协议》，明确双方的权利和义务，包括服务内容、收费标准、服务期限、双方责任等条款。

2.协议签订前，工作人员应向老年人及其家属详细解释协议条款，确保其充分理解并同意。协议一式两份，双方各执一份。

（七）缴纳费用

1.根据入住协议约定的收费标准，通知老年人及其家属缴纳相关费用，包括床位费、护理费、伙食费等。

2.提供正规的收费票据，记录缴费信息，包括缴费金额、缴费时间、缴费方式等。

（八）入住安排

1.确认费用缴纳后，为老年人安排合适的房间和床位，并告知其入住时间和注意事项。

2.安排工作人员协助老年人办理入住手续，包括入住登记、物品清点、房间物品配备等，引导老年人熟悉养老机构的环境和生活设施。

五、档案管理

（一）档案建立

1.老年人入住后，为其建立个人档案，档案内容包括：

入住申请表、入住协议。

身份证、户口本复印件，照片。

健康体检报告、医疗病史资料。

综合评估报告。

日常护理记录、医疗服务记录、康复训练记录等。

家属沟通记录、投诉建议记录等。

2.档案应按照一人一档的原则进行编号管理，便于查询和使用。

（二）档案整理与归档

1.定期对老年人档案进行整理，确保档案资料的完整性和准确性。对新产生的档案资料，如每月的护理记录、医疗检查报告等，及时进行分类整理，归入相应档案。

2.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档，纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照编号顺序排列；电子档案应存储在安全的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。

（三）档案保管与保密

1.设立专门的档案保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。

2.严格遵守档案保密制度，档案管理人员不得擅自泄露老年人档案信息。非因工作需要，未经批准任何人不得查阅、复印、传播老年人档案资料。因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅，并做好查阅记录。

（四）档案更新与变更

1.随着老年人在养老机构生活期间情况的变化，如健康状况、服务需求等，及时更新档案内容。例如，老年人病情发生变化，应及时记录新的诊断结果和治疗方案；老年人提出新的服务需求，应记录相关沟通情况和处理措施。

2.当老年人的基本信息（如联系方式、监护人等）发生变更时，应及时收集相关证明材料，对档案进行相应修改，并确保信息准确无误。

（五）档案销毁

1.老年人离院或去世