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公司文件管理体系建立作业指导书

第一章总则3

1.1目的与意义3

1.1.1目的3

1.1.2意义3

1.1.3适用对象4

1.1.4适用文件4

1.1.5合法性原则4

1.1.6完整性原则4

1.1.7安全性原则4

1.1.8统一性原则4

1.1.9可追溯性原则4

1.1.10动态性原则4

1.1.11培训与宣传原则4

第二章文件分类与编号5

1.1.12目的5

1.1.13文件分类原则5

1.1.14文件分类方法5

1.1.15目的5

1.1.16文件编号规则5

2.1文件类别代码：采用两位数字表示，按照文件分类方法确定。5

2.2年份代码：采用四位数字表示，如2023年表示为2023。5

2.3序号：采用四位数字表示，从0001开始，按文件产生顺序依次递增。5

4.1文件编号应使用阿拉伯数字。6

4.2文件编号应位于文件首页右上角或左上角，字体为宋体小四号。6

4.3文件编号不得随意更改，如需更改，应经文件管理部门批准。6

5.1文件编号一经确定，不得随意修改。6

5.2如文件内容发生重大变更，需重新编号，原编号予以废除。6

5.3废止的文件编号不得再次使用。6

6.1文件管理部门负责文件编号的统一管理。6

6.2各部门应严格按照文件编号规则执行，保证文件编号的规范性与统一性。6

第三章文件制作与审批6

6.2.1文件内容要求6

6.2.2文件格式要求6

6.2.3文件排版要求6

6.2.4文件修改与版本控制7

6.2.5文件审批权限7

6.2.6文件审批流程7

6.2.7文件审批时间7

6.2.8文件审批注意事项7

第四章文件存储与保管8

6.2.9存储介质8

6.2.10存储结构8

6.2.11电子文件保管期限8

6.2.12纸质文件保管期限9

6.2.13电子文件安全措施9

6.2.14纸质文件安全措施9

第五章文件分发与传递9

6.2.15目的9

6.2.16适用范围9

6.2.17文件分发原则10

6.2.18文件分发流程10

6.2.19目的10

6.2.20适用范围10

6.2.21文件传递方式10

6.2.22文件传递要求10

6.2.23目的10

6.2.24适用范围10

6.2.25文件回收11

6.2.26文件销毁11

第六章文件归档与检索11

6.2.27归档范围11

6.2.28归档流程11

6.2.29归档质量要求11

6.2.30归档责任12

6.2.31检索系统12

6.2.32检索途径12

6.2.33检索流程12

6.2.34检索权限12

第七章文件修改与更新12

6.2.35文件修改的启动12

1.1发觉文件内容存在错误、遗漏或不完善之处，或因公司政策、法规、标准等变更需

要修改文件时，相关责任部门应立即启动文件修改程序。12

1.2文件修改的启动需经过以下流程：12

1.2.1文件修改的执行13

2.1文件管理部门收到《文件修改申请表》后，应在五个工作日内完成以下工作：.13

2.2修改后的文件需经过以下流程：13

2.2.1文件修改的发布13

3.1修改后的文件经审批通过后，由文