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对下属档案管理制度

一、制度总则

（1）本制度旨在规范公司下属档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和高效利用，促进公司内部管理水平的提升和业务发展。

（2）本制度适用于公司所有下属单位及个人，涉及档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。所有员工应严格遵守本制度，共同维护档案的完整性和保密性。

（3）公司设立档案管理部门，负责制定档案管理制度、监督实施档案管理工作，并对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行指导和协调。各部门应设立兼职档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。

二、档案管理职责

（1）公司档案管理部门负责全面规划、组织、协调和监督公司档案管理工作，确保档案工作的规范性。具体职责包括但不限于：制定档案管理计划，组织编制档案工作手册；监督实施档案收集、整理、归档、鉴定、销毁等工作；组织档案管理人员培训，提高档案管理人员的业务水平；建立档案信息数据库，实现档案信息资源的共享和利用；每年对档案工作进行一次全面检查，确保档案的完整性和安全性。

（2）各部门负责人为本部门档案工作的第一责任人，应确保本部门档案工作的顺利开展。具体职责包括：建立健全本部门档案管理制度，明确档案管理流程；负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的及时性、完整性和准确性；组织本部门档案的鉴定和销毁工作，确保档案的合规性；对本部门档案工作进行定期检查，发现问题及时整改；配合档案管理部门开展档案管理工作。

（3）兼职档案管理员负责本部门档案的日常管理工作，具体职责如下：按照档案管理制度，对收到的档案进行分类、编号、整理，确保档案的有序存放；定期对档案进行维护，防止档案损坏、丢失；负责档案的借阅、归还、登记工作，确保档案的借阅流程规范；及时向上级报告档案工作中发现的问题，并提出改进建议；参与档案管理部门组织的档案工作培训，提高自身业务能力。以某公司为例，通过建立健全档案管理制度，实现档案管理工作规范化，档案完整率从原来的85%提升至98%，档案利用效率提高20%，有效保障了公司内部信息的及时、准确传递。

三、档案收集与整理

（1）档案收集是档案管理工作的基础环节，公司应制定明确的档案收集范围和标准，确保收集到的档案具有真实性和有效性。具体要求如下：对公司内部产生的各类文件、资料、数据等进行全面收集，包括但不限于：合同、协议、报告、会议纪要、项目资料、员工档案等；对下属单位报送的档案进行审核，确保档案的完整性和准确性；建立档案收集台账，详细记录收集的档案名称、数量、来源等信息；采用信息化手段，提高档案收集的效率和准确性。例如，某公司通过实施档案收集信息化管理系统，档案收集效率提高了30%，同时减少了10%的档案遗漏率。

（2）档案整理是档案管理工作的核心环节，要求档案管理员严格按照档案分类和编码标准，对收集到的档案进行科学整理。具体操作包括：对档案进行分类，按照档案类型、形成时间、内容属性等进行分类；对档案进行编号，确保每份档案都有唯一的编号，便于检索和管理；对档案进行装订，按照档案规格和装订要求进行装订；建立档案目录，详细记录档案的名称、编号、存放位置等信息，便于查询和利用。据调查，经过规范整理的档案，检索效率提高了40%，档案利用准确率达到了99%。

（3）档案归档是档案整理工作的延续，要求档案管理员在档案整理完成后，及时将档案归档至指定的档案室。具体要求如下：档案归档前，应进行质量检查，确保档案的完整性和准确性；按照档案分类和编号标准，将档案有序归档至档案架；建立档案归档台账，详细记录档案的归档时间、归档人、档案编号等信息；定期对档案进行清点，确保档案的完整性。某公司通过实施档案归档规范化管理，档案归档及时率达到了95%，档案管理混乱现象减少了80%，有效提高了档案管理效率。

四、档案保管与利用

（1）档案保管是确保档案安全、延长档案使用寿命的关键环节。公司应设置专门的档案保管室，满足档案的温湿度、防火、防盗、防虫蛀等要求。具体措施包括：档案保管室应保持恒温恒湿，温度控制在18-24摄氏度，湿度控制在45%-65%；配备防火、防盗、防虫蛀等设施，确保档案安全；对档案进行定期检查和维护，发现破损、霉变等问题及时处理；对重要档案进行加密保管，防止信息泄露。某企业通过加强档案保管措施，档案损坏率降低了50%，有效保障了档案的长期保存。

（2）档案利用是档案管理工作的最终目的。公司应建立健全档案查询制度，为员工提供便捷的档案利用服务。具体措施包括：建立档案查询系统，实现档案的在线查询和借阅；对档案进行数字化处理，提高档案的检索和利用效率；设立档案查询窗口，为员工提供现场查询服务；对档案利用情况进行记录，确保档案的合理利用。某公司通过优化档案利用服务，档案利用率提高了40%，员工