2025年人力档案管理制度3.docxVIP

PAGE

1-

2025年人力档案管理制度3

一、制度总则

(1)为加强和规范人力资源档案管理，保障档案的完整、准确与安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在确保公司人力资源档案管理工作的科学性、系统性和有效性，为公司的各项经营活动提供准确、可靠的信息支持。

(2)本制度适用于公司内部所有涉及人力资源档案的收集、整理、保管、利用等工作。人力资源档案包括但不限于员工个人信息、学历证明、工作经历、薪酬福利、劳动合同、绩效考核、培训记录等。所有涉及员工的信息，除法律法规另有规定外，均应纳入人力资源档案管理范围。

(3)本制度规定的人力资源档案管理，应遵循以下原则：真实性、完整性、准确性、保密性、可用性。真实性要求档案内容必须与事实相符，不得篡改、伪造；完整性要求档案资料应全面覆盖员工在公司的全部活动；准确性要求档案内容应详实、准确无误；保密性要求对涉及个人隐私的档案信息严格保密，不得擅自对外泄露；可用性要求档案应便于查询和利用，为公司的各项决策提供有力保障。

二、档案管理范围与内容

(1)档案管理范围涵盖公司全体员工，包括在职、离职及退休人员。具体内容包括但不限于以下数据：截至2025年，公司员工总数达到10000人，其中在职员工8000人，离职员工2000人。公司每年新增员工约1000人，离职员工约500人。以某部门为例，该部门员工档案包含个人信息、工作经历、绩效考核、培训记录等，共计档案资料5000份。

(2)档案内容主要包括以下几类：个人信息类，如身份证、户口本、婚姻状况、民族、政治面貌等；教育背景类，如学历证明、学位证书、专业技术资格证书等；工作经历类，如劳动合同、入职登记表、离职证明、工作总结等；薪酬福利类，如工资条、奖金发放记录、社会保险缴纳证明等；绩效考核类，如年度考核表、月度考核表、绩效改进计划等；培训记录类，如培训报名表、培训证书、培训心得等。

(3)在实际工作中，档案管理范围还可能涉及其他相关资料，如公司组织架构变更、员工调动、晋升、奖惩等。以某员工晋升为例，其档案中需包含晋升申请表、评审意见、晋升文件等。此外，公司还需关注档案的动态更新，如员工离职后，其档案资料应及时进行整理归档，确保档案信息的准确性和完整性。在2025年，公司对人力资源档案进行了全面梳理，共整理档案资料10万份，涉及员工5万人，为公司的各项决策提供了有力支持。

三、档案管理职责与权限

(1)公司人力资源部门负责人力资源档案的总体管理，包括制定档案管理制度、组织实施档案收集、整理、归档、保管和利用等工作。人力资源部门应设立专门的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

(2)各部门负责人对本部门员工的档案负有直接管理责任，应确保员工档案的准确性和完整性。部门负责人应定期检查本部门档案，发现问题及时上报人力资源部门处理。

(3)档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，负责档案的日常操作，包括档案的接收、登记、分类、编目、归档、查询、借阅、销毁等工作。档案管理人员有权拒绝任何未经授权的档案查阅和复制请求。

四、档案的收集与归档

(1)档案的收集工作应遵循真实性、完整性和及时性的原则。各部门在员工入职、离职、晋升等过程中，应及时收集相关档案资料，包括但不限于劳动合同、入职登记表、离职证明、绩效考核表、培训记录等。人力资源部门负责制定档案收集的标准和流程，并监督各部门的档案收集工作。

(2)收集到的档案资料应进行初步整理和分类，确保每份档案的完整性和准确性。对于不符合要求的档案资料，应立即与相关部门沟通，补齐或修正。档案的归档工作应在每月底前完成，归档材料需按照档案分类编码进行编号，并填写归档目录。

(3)归档后的档案应按照规定存放于档案室，确保档案的安全和保密。档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫害等设施，确保档案长期保存。档案的查阅和借阅需遵循严格的审批程序，未经批准，任何单位和个人不得擅自查阅或借阅档案。档案的销毁应按照国家有关法律法规和公司规定执行，确保档案的合法合规销毁。

五、档案的保管与利用

(1)档案的保管工作应严格执行保密制度，确保档案信息安全。档案室应配备专业的档案保管设施，如恒温恒湿柜、防火保险柜等，以防止档案因环境因素受损。档案管理人员需定期对档案进行检查，确保档案的完好无损。

(2)档案的利用应遵循合法、合规、高效的原则。员工个人档案的查阅需经本人同意，且仅限于办理与员工个人权益相关的业务。公司内部其他部门或个人因工作需要查阅档案时，需提交书面申请，经相关部门负责人批准后方可查阅。

(3)档案利用过程中，应确保档案的原始性、完整性和准确性。查阅档案时，不得擅自涂改、损坏或遗失档案。如需复制档案，应使用规定格式，并注明档案来源和用途。档案的利用情况应进行登记，以便