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2025年企业档案的管理制度

第一章档案管理目标与原则

第一章档案管理目标与原则

(1)本制度旨在规范企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业管理和决策中的作用。通过建立科学、高效的档案管理体系，提高档案管理工作的规范化、标准化水平，为企业的发展提供有力保障。

(2)档案管理应遵循以下原则：一是真实性原则，确保档案记录真实反映企业历史和现状；二是完整性原则，确保档案收集全面，无遗漏；三是准确性原则，确保档案内容准确无误；四是安全性原则，确保档案在存储、使用和传输过程中的安全；五是连续性原则，确保档案管理工作的连续性和稳定性。

(3)企业档案管理的目标是：一是保障档案资源的有效利用，提高档案服务的质量和效率；二是提升企业档案管理水平，推动企业信息化建设；三是加强档案资源的保护和开发，促进企业文化建设；四是规范档案工作流程，提高档案管理的规范化、标准化水平；五是确保档案信息安全，防止档案泄露和丢失。

第二章档案管理组织与职责

第二章档案管理组织与职责

(1)企业应设立专门的档案管理部门，负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和开发等工作。档案管理部门应配备专职档案员，并根据企业规模和发展需要，配备一定数量的兼职档案员。例如，某大型企业档案管理部门设有6名专职档案员和10名兼职档案员，负责处理企业日常档案管理工作。

(2)档案管理部门的职责包括：制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；负责企业档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；负责档案信息化建设，实现档案资源的数字化、网络化；负责档案的开放和利用，提供档案查阅、复制、咨询等服务；负责档案保密工作，确保档案信息安全。以某中型企业为例，该企业档案管理部门每年处理档案量约为10万份，其中电子档案占比达80%，实现了档案管理的数字化。

(3)企业内部各部门应明确档案管理职责，加强档案管理协作。各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理、归档等工作。例如，在项目实施过程中，项目部门应指定专人负责项目档案的收集和整理，确保项目档案的完整性。同时，企业应定期对各部门档案管理工作进行检查，对档案管理不善、失职渎职等情况进行严肃处理。某企业通过对各部门档案管理工作的检查，发现并整改了20余项档案管理问题，提高了档案管理质量。

第三章档案收集与整理

第三章档案收集与整理

(1)档案收集是企业档案管理的基础工作，应遵循全面性、准确性、及时性和连续性的原则。收集范围包括企业内部产生的各类文件、资料、图表、照片等，以及外部来源的与企业相关的资料。例如，某企业通过内部系统收集了自成立以来所有合同、协议、会议记录等共计30万份电子档案。

(2)档案整理是对收集到的档案进行系统化、规范化的处理过程。整理工作应包括对档案进行分类、编目、编号、装订等。档案分类应遵循逻辑性和实用性，如按照档案来源、内容、时间等进行分类。编目工作应详细记录档案的基本信息，如档案名称、作者、形成时间、页数等。某企业在整理过程中，对收集到的档案进行了细致的分类和编目，使档案检索更加便捷。

(3)档案整理过程中，应对档案进行鉴定，以确定档案的保存价值。鉴定工作应依据国家档案法规和企业的实际情况，对档案进行真实性、完整性和保存价值的评估。对于具有重要保存价值的档案，应采取特殊措施进行保护。例如，某企业对一批历史档案进行了鉴定，其中10%被认定为珍贵档案，并采取了恒温恒湿的保存条件。

第四章档案保管与利用

第四章档案保管与利用

(1)档案保管是确保档案安全、延长档案寿命的关键环节。企业应建立档案库房，确保库房符合防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温等要求。例如，某企业档案库房采用恒温恒湿系统，湿度控制在45%-60%，温度控制在18-24℃，确保档案在适宜的环境中保存。据统计，该企业档案库房自投入使用以来，档案损坏率降低了80%。

(2)档案利用是企业档案管理的最终目的。企业应建立健全档案查阅制度，为员工提供便捷的档案查阅服务。例如，某企业建立了档案在线查询系统，员工可通过网络查询、下载档案，提高了档案利用效率。该系统自上线以来，累计提供档案查询服务超过5万次，有效支持了企业内部管理决策。

(3)档案利用还包括档案的开发和利用。企业应定期对档案资源进行梳理和整合，挖掘档案价值，为企业管理、科研、宣传等提供支持。例如，某企业通过对历史档案的整理和分析，发现了一些潜在的市场机遇，为企业发展提供了有益参考。此外，该企业还将部分档案资源制作成展览，提升了企业文化建设水平。据统计，该企业每年通过档案开发利用为企业创造的经济效益超过1000万元。

第五章档案安全与保密

第五章档案安全与保密

(1)档案安全与保密是企业档案管理的重要环节