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车辆档案管理制度

1.目的和背景

车辆档案是企业车辆管理的紧要构成部分，记录了车辆的基本信息、维护保养

记录等紧要数据，对于保证车辆的可靠性、安全性以及供应决策依据具有紧要意义。

本制度的目的是明确车辆档案的管理要求和流程，确保车辆档案的及时准确更新和

妥当保管，提高车辆管理水平，保障公司车辆的安全和稳定运营。

2.适用范围

本制度适用于公司全部拥有的车辆，包含公司自有车辆、租赁车辆以及员工个

人使用的车辆等。

3.车辆档案的建立和更新流程

3.1新车入库流程

1.当公司新增车辆时，相关部门（如采购部门）应及时向车辆档案管理

部门供应车辆相关信息。

2.车辆档案管理部门收到相关信息后，依照统一的模板为该车辆建立车

辆档案。

3.档案管理部门将车辆档案归档，车辆管理部门将车辆的基本信息在车

辆管理系统中更新。

3.2档案信息更新流程

1.车辆管理部门定期对每辆车辆进行检查，确认车辆信息的准确性。

2.假如车辆有任何更改，如车辆转让、改装、报废等，车辆管理部门应

及时通知车辆档案管理部门。

3.车辆档案管理部门收到通知后，及时更新并归档车辆档案。

4.车辆档案管理要求

4.1车辆档案内容

1.车辆基本信息：包含车牌号、车型、品牌、产地、购买时间、购买价

格等。

2.车辆维护记录：包含维护和修理保养记录、事故记录、年审记录等。

3.车辆保险信息：包含交强险、商业险等信息。

4.车辆使用记录：包含车辆用途、使用人员、使用时间、使用地方等。

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4.2档案管理责任

1.车辆档案管理部门负责车辆档案的建立、更新和归档工作。

2.车辆管理部门负责供应车辆信息，并搭配车辆档案管理部门进行车辆

档案的建立和更新工作。

3.公司各部门和员工应搭配车辆档案管理部门的工作，供应车辆信息并

及时通知车辆更改情况。

4.3档案保管要求

1.车辆档案应妥当保管，应设立特地的档案室，定期检查档案的完整性

和安全性。

2.车辆档案不得私自移动、更改或销毁，发现问题应及时报告车辆档案

管理部门。

3.档案室应设立相应的登记制度，记录借阅人员、借阅时间和归还时间。

5.制度执行和监督

5.1执行要求

1.公司各部门和员工应严格遵守车辆档案管理制度的要求，搭配车辆档

案管理部门的工作。

2.车辆档案管理部门应定期进行档案的检查和评估，发现问题及时矫正。

5.2监督机制

1.公司内设特地的监督机构，负责对车辆档案管理制度的执行情况进行

监督。

2.监督机构可以随时对车辆档案进行检查，发现问题应及时整改。

6.制度惩罚

对于不遵守车辆档案管理制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包含但

不限于警告、罚款、停职、开除等行政惩罚。

7.引用文献

暂无

本车辆档案管理制度自颁布之日起生效。任何修改和解释权归公司全部，须经