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文件与资料档案管理办法

TOC\o1-2\h\u19989第一章文件与资料档案的收集 1

41211.1收集范围与要求 1

130551.2收集流程与责任 2

27751第二章文件与资料档案的整理 2

7912.1分类与编号规则 2

150432.2整理方法与标准 3

4919第三章文件与资料档案的归档 3

295373.1归档时间与程序 3

78123.2归档审核与验收 4

24996第四章文件与资料档案的保管 4

52164.1保管设施与环境 4

273364.2保管期限与鉴定 4

13035第五章文件与资料档案的利用 5

294055.1查阅与借阅规定 5

150125.2利用登记与反馈 5

6767第六章文件与资料档案的销毁 5

112296.1销毁条件与程序 5

88486.2销毁监督与记录 6

17709第七章文件与资料档案的信息化管理 6

292227.1电子档案管理系统 6

291817.2信息安全与备份 6

20131第八章文件与资料档案管理的监督与考核 7

48308.1监督机制与内容 7

111608.2考核标准与奖惩 7

第一章文件与资料档案的收集

1.1收集范围与要求

文件与资料档案的收集范围应涵盖公司内部各个部门及各项业务活动中产生的具有保存价值的文件和资料，包括但不限于行政管理文件、财务报表、业务合同、项目文档、会议记录等。收集要求如下：

文件与资料应完整、准确，内容真实可靠，能够反映公司的各项活动和业务情况。

收集的文件与资料应具有规范性，格式统一，符合公司的文档管理要求。

对于重要的文件与资料，应保证其原件的收集，并妥善保存相关的复印件或电子文件。

收集工作应及时进行，避免文件与资料的遗漏或延误。

1.2收集流程与责任

文件与资料档案的收集流程如下：

各部门指定专人负责本部门文件与资料的收集工作，定期将本部门产生的文件与资料进行整理和汇总。

收集人员按照收集范围和要求，对文件与资料进行初步筛选和审核，保证文件与资料的完整性和准确性。

审核通过的文件与资料，由收集人员填写《文件与资料收集清单》，注明文件与资料的名称、编号、来源、日期等信息，并提交给档案管理部门。

档案管理部门对收集的文件与资料进行再次审核，如发觉问题，及时与相关部门沟通协调，进行补充或修改。

审核通过的文件与资料，由档案管理部门进行统一编号和登记，纳入档案管理系统。

文件与资料档案收集的责任明确如下：

各部门负责人对本部门文件与资料的收集工作负总责，保证收集工作的顺利进行。

收集人员应认真履行职责，严格按照收集范围和要求进行收集工作，保证文件与资料的质量和完整性。

档案管理部门负责对收集的文件与资料进行审核、编号和登记，保证文件与资料的规范管理。

第二章文件与资料档案的整理

2.1分类与编号规则

文件与资料档案的分类应根据公司的业务特点和管理需求，按照部门、业务类型、时间等因素进行分类。具体分类方法如下：

按部门分类：将文件与资料按照所属部门进行分类，如行政管理部、财务部、市场部等。

按业务类型分类：将文件与资料按照业务类型进行分类，如合同类、项目类、报表类等。

按时间分类：将文件与资料按照产生的时间进行分类，如年度、季度、月度等。

文件与资料档案的编号应遵循唯一性、系统性、可扩展性的原则，采用统一的编号规则进行编号。编号规则如下：

编号由部门代码、业务类型代码、时间代码和流水号组成，各部分之间用“”分隔。

部门代码根据公司部门设置进行编制，如行政管理部为“XZ”，财务部为“CW”等。

业务类型代码根据业务类型进行编制，如合同类为“HT”，项目类为“XM”等。

时间代码按照文件与资料产生的时间进行编制，如2023年为“2023”，第一季度为“Q1”等。

流水号为四位数字，从0001开始依次递增。

2.2整理方法与标准

文件与资料档案的整理方法如下：

对收集的文件与资料进行分类和编号，按照编号顺序进行排列。

对于纸质文件与资料，应进行装订或装盒，保证文件的整齐和安全。

对于电子文件与资料，应建立相应的文件夹，按照分类和编号规则进行存储。

文件与资料档案的整理标准如下：

文件与资料的分类和编号应准确无误，符合相关规定。

整理后的文件与资料应整齐、有序，便于查找和使用。

纸质文件与资料的装订或装盒应牢固、美观，符合档案管理的要求。

电子文件与资料的存储应安全、可靠，防止数据丢失或损坏。

第三章文件与资料档案的归档

3.1归档时间与程序

文件与资料档案的归档时间应根据文件