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重庆市中等职业学校学生资助工作档案管理实施细则

第一章总则

第一章总则

(1)为贯彻落实国家关于职业教育和资助政策，确保重庆市中等职业学校学生资助工作公平、公正、公开，特制定本实施细则。本细则旨在规范资助工作档案管理，提高档案管理水平，确保资助政策的有效实施。

(2)本细则适用于全市各级各类中等职业学校，包括公办、民办和民办非企业单位性质的中等职业学校。学生资助工作档案管理是学校管理工作的重要组成部分，对于保障学生权益、提高资助工作质量具有重要意义。根据《中华人民共和国档案法》及《重庆市档案管理条例》，结合我市实际情况，制定本细则。

(3)学生资助工作档案管理应当遵循以下原则：一是真实性原则，确保档案记录真实、准确、完整；二是完整性原则，确保档案材料齐全，无遗漏；三是安全性原则，确保档案安全，防止档案丢失、损毁和泄密；四是便捷性原则，确保档案查询方便快捷，提高工作效率。通过本细则的实施，力争实现学生资助工作档案管理的规范化、科学化、信息化。

第二章档案管理内容与要求

第二章档案管理内容与要求

(1)学生资助工作档案应包括资助政策宣传、申请审核、资金发放、资助效果评估等各个环节的文件材料。具体内容包括但不限于：资助政策文件、申请表、家庭经济困难认定材料、审核审批表、资金发放记录、学生资助效果评估报告等。

(2)学校应建立健全学生资助工作档案管理制度，明确档案管理职责分工，确保档案工作有章可循。学校应设立专门的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。根据重庆市学生资助工作档案管理规范，每年归档的学生资助工作档案不少于1000份，涉及学生人数达10万人以上。

(3)档案收集应全面、准确、及时。学校在学生资助工作中产生的各类文件材料，应在工作完成后及时收集归档。例如，某中等职业学校在2019年度共收集学生资助档案1200份，涉及学生人数12000人，其中，家庭经济困难认定材料800份，申请表300份，审核审批表500份。在档案整理过程中，应确保每份档案的完整性，避免因材料缺失影响资助工作的开展。

第三章档案管理与使用

第三章档案管理与使用

(1)学校应确保学生资助工作档案的保密性，对涉及学生个人隐私的档案材料采取严格保密措施。例如，某职业学校采用加密电子档案管理系统，对资助档案进行加密存储，确保档案信息安全。

(2)学生资助工作档案的查阅和使用，需遵循审批程序。学校应设立档案查阅室，指定专人负责档案的查阅工作。查阅者需提供有效证件，填写查阅申请表，经相关负责人批准后方可查阅档案。例如，某职业学校2020年度共有100人次查阅资助档案，全部通过审批程序。

(3)学校应定期对学生资助工作档案进行清理、整顿和鉴定。对于长期不使用的档案，可进行存档或销毁处理，确保档案库房整洁、有序。同时，对档案材料进行数字化处理，方便查询和利用。某职业学校在2019年至2020年间，共数字化资助档案5000份，提高了档案管理效率和利用率。