《总务部流程》课件.pptVIP

*******************总务部职责概览总务部是企业中不可或缺的部门之一,负责管理和维护企业的日常行政运营,确保企业高效、有序运转。这包括办公环境管理、资产采购、信息系统维护等重要职责。总务部职责概述办公环境管理负责维护良好的办公环境,确保办公设施设备运转正常,为员工提供舒适便捷的工作条件。企业文化建设协调组织各类员工活动,丰富员工的业余生活,增强员工的归属感和团队凝聚力。行政管理支持提供日常行政管理支持,如办公用品采购、设备维修、合同管理等,确保高效运转。办公用品采购流程1需求确认各部门及时上报办公用品需求,总务部门汇总审核需求清单。2供应商选择根据价格、质量及服务,评估并选定合适的供应商进行采购。3采购申请审批申请采购单并经相关领导审批,确保采购开支符合公司标准。4订单下达总务部门与供应商沟通订单具体信息,确保订单内容准确无误。5验收入库收到货物后,仔细检查数量及品质,确认无误后登记入库。6发放领用根据各部门需求,及时将办公用品发放到相应岗位和人员手中。办公用品申请审批1需求提出员工根据实际工作需求提出办公用品申请2申请审批部门主管对申请进行审核及审批3采购申请总务部门收到审批单后执行采购4验收入库采购入库后由申请方验收并确认5发放领用总务部门完成发放并登记领用人办公用品申请审批是公司内部规范化管理的关键环节。员工提出需求后,经过部门主管审核批准,总务部门负责具体的采购、验收、发放等操作流程。这一流程确保了办公用品采购的规范性和合理性,并实现了全面的管控。办公用品仓储管理分类管理将不同类型的办公用品分类存放,提高仓储效率和查找便利性。定期盘点定期对库存进行盘点,以掌握用品的使用情况和补货需求。智能监控采用智能RFID技术跟踪用品出入库情况,实现自动化管理。预警机制建立库存预警系统,提醒相关人员及时采购即将耗尽的用品。办公设备管理流程设备需求评估根据部门工作需求，评估新增或更换办公设备的必要性。设备采购申请填写设备采购申请单并提交审批。设备资产登记采购完成后对新设备进行编号登记并纳入资产台账管理。定期维护保养制定保养计划，定期对设备进行清洁、保养和检查。办公设备申请审批1提交申请用户填写申请单，说明需求2主管审批部门主管审核必要性并签批3总务部审批总务部负责最终预算审批4采购执行总务部下单并跟进采购进度办公设备的申请和审批流程确保了公司的财务预算得到合理控制,同时也保障了用户的合理需求得到满足。各环节的审核把关有利于提高办公效率,避免不必要的资源浪费。办公设备维修流程申请报修员工发现办公设备出现故障时，通过内部报修系统提交维修申请。故障诊断专业维修人员上门检查设备故障，初步诊断并确定维修方案。维修实施根据维修方案和优先级进行维修处理，确保尽快恢复设备正常运行。验收完成检查确认设备修复状况良好后，完成维修工单并归档存档。合同审批流程1合同信息录入对合同内容进行充分审核2合同部门审批依据部门职责进行逐级审批3法务专员审核确保合同合法合规无风险4管理层最终审批获得公司高层的正式批复合同审批流程是公司规范合同签订的关键环节。首先由合同申请人详细录入合同信息,经各相关部门层层审批。法务专员将对合同条款进行全面审核,确保合同内容合法合规,最后由管理层作出最终审批决策。合同管理合同审查仔细审查合同条款,确保权利义务明确,风险可控。合同归档建立合同台账,按时间、类型等维度分类保管。合同续签及时跟踪合同到期时间,提前进行续签谈判。合同执行持续监控合同执行情况,确保各方按期履约。会务活动组织流程1活动策划根据公司需求和活动目标制定详细的活动方案,包括时间、地点、主题、流程等。2资源协调提前与场地、餐饮、设备等供应商进行沟通与预订,确保活动所需资源到位。3现场执行组建工作团队,落实会议安排、答疑解惑、现场管控,力求顺利开展活动。4效果评估收集参会反馈,分析活动成效,总结经验,为下一次活动提供改进建议。行政文档管理1制度化管理建立完善的文档管理制度,规范文档的创建、审批、存储、查阅流程。2电子化存储采用数字化系统对文档进行分类整理和电子化存档,提高管理效率。3定期归档定期对文档进行整理和备份,确保重要文件的长期保存。4权限管控建立文档的访问权限控制机制,确保信息安全和隐私保护。差旅费报销流程1差旅申请员工填写差旅申请单2审批流程由部门经理、财务审批3费用报销员工填写差旅费报销单4凭证审核财务部门核查报销凭证公