2025年度专业会务组织服务协议书.docxVIP

PAGE

1-

2025年度专业会务组织服务协议书

第一章协议双方基本信息

第一章协议双方基本信息

(1)本协议双方分别为甲方和乙方。甲方为XX专业会务组织公司，成立于2000年，注册资金1000万元，拥有专业的会务策划、执行团队，至今已成功举办了超过500场各类专业会议。乙方为XX行业协会，成立于1995年，会员单位超过2000家，是国内最具影响力的行业协会之一。

(2)甲方在会务组织领域具有丰富的经验，曾获得“中国优秀会务组织机构”称号，并多次被行业协会评为“最佳合作伙伴”。乙方在行业内享有高度声誉，每年举办的多项活动吸引了众多专业人士参与，对推动行业发展起到了积极作用。

(3)本协议签订前，双方已就本次会议的筹备工作进行了充分沟通，甲方承诺将根据乙方需求，提供全方位的会务服务，包括场地租赁、设备提供、嘉宾邀请、会议策划、现场执行等。为确保本次会议的成功举办，双方将严格按照本协议的约定履行各自义务。

第二章会务组织服务内容与范围

第二章会务组织服务内容与范围

(1)甲方将为乙方提供包括但不限于以下服务：会议场地租赁，提供可容纳1000人的大型会议室及多个小型会议室；会议设备租赁，包括音响、投影仪、舞台灯光、同声传译设备等；会议餐饮服务，提供自助餐、茶歇、晚宴等多种餐饮选择；会议资料制作，包括会议手册、参会证、指示牌等；会议现场布置，根据乙方要求设计并布置会议场地，营造专业、舒适的会议环境。

(2)甲方将负责会议的全程策划与执行，包括但不限于以下工作：制定详细的会议日程，确保会议流程紧凑有序；邀请行业专家、知名学者及企业代表担任演讲嘉宾，提高会议的学术价值和行业影响力；组织参会者注册报名，确保参会人数达到预期目标；安排现场接待，提供专业的接待人员为参会者提供咨询和帮助；处理会议期间可能出现的突发事件，确保会议顺利进行。

(3)甲方还将提供会前、会中、会后的全方位服务，包括但不限于以下内容：会前协助乙方进行宣传推广，提高会议知名度；会中提供专业的现场管理，确保会议秩序井然；会后收集参会者反馈，为乙方提供改进建议。此外，甲方还将根据乙方需求，提供定制化的增值服务，如会议摄影、视频录制、嘉宾接送等，以满足乙方多样化的会务需求。以2023年举办的XX行业年会为例，甲方成功地为乙方提供了包括场地、设备、餐饮、嘉宾邀请等在内的全方位会务服务，会议满意度高达95%，得到了参会者的一致好评。

第三章服务期限与费用

第三章服务期限与费用

(1)本协议项下的会务组织服务期限自2025年1月1日起至2025年12月31日止，共计12个月。在此期间，甲方将全面负责乙方的会务组织工作。

(2)会务组织服务费用总额为人民币壹佰万元整（￥100,000.00），其中包含场地租赁、设备租赁、餐饮服务、资料制作、现场布置等费用。费用支付方式为：协议签订后甲方开具发票，乙方在收到发票后30日内支付50%预付款；会议结束后10日内支付剩余50%款项。

(3)如因乙方原因导致会议延期或取消，甲方将根据实际情况调整服务期限和费用，双方另行协商一致后签订补充协议。如因不可抗力因素导致会议延期或取消，双方互不承担违约责任，并协商解决后续事宜。

第四章保密条款

第四章保密条款

(1)双方对本协议签订及履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、市场信息等保密信息负有严格保密义务，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露或使用。

(2)保密信息包括但不限于以下内容：甲方提供的会务策划方案、服务流程、收费标准等；乙方提供的参会者名单、参会内容、行业数据等；双方在协议履行过程中产生的任何技术数据、财务数据、市场分析等。保密期限自本协议签订之日起至协议终止后3年。

(3)如因任何原因导致保密信息泄露，泄露方应立即采取一切必要措施防止信息进一步扩散，并承担由此产生的全部责任。若因泄露导致对方遭受损失，泄露方应承担相应的赔偿责任，包括但不限于直接经济损失和合理的律师费、诉讼费等。

第五章违约责任与争议解决

第五章违约责任与争议解决

(1)若甲方未能按照本协议约定提供会务组织服务，导致乙方遭受损失，甲方应承担违约责任，包括但不限于退还已收取的服务费用、赔偿乙方因此遭受的直接经济损失，并支付相当于损失金额的违约金。以2023年某次会议为例，因甲方未能按时提供设备，导致会议推迟一天举行，甲方因此需支付乙方违约金人民币10万元。

(2)若乙方未能按时支付服务费用，甲方有权暂停或终止提供服务，并要求乙方支付逾期付款的违约金，违约金按每日万分之五计算。若乙方连续两次未能按时支付费用，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付相当于服务费用总额的违约金。

(3)在履行本协议过程中，如发生任何争议，双方应友好协商解决。协商不成时，任何一方均可向协议签订地人民法院提起诉讼。诉讼过程中，双方应