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2025年会务策划及实施服务协议样本

一、协议双方

(1)本协议双方指甲方（会务策划及实施服务提供方）和乙方（会务活动举办方）。甲方为一家专业的会务策划及实施服务公司，具备丰富的会务策划和执行经验，乙方为本次会议的主办单位，负责会议的筹备和组织工作。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就2025年举办的年度会议的策划及实施服务达成如下协议。

(2)甲方全称为[甲方全称]，注册地为[甲方注册地]，法定代表人为[甲方法定代表人姓名]，乙方全称为[乙方全称]，注册地为[乙方注册地]，法定代表人为[乙方法定代表人姓名]。双方均具备合法的法人资格，能够独立承担民事责任。

(3)本协议签订后，甲方应按照乙方的需求，提供包括但不限于会议场地预订、参会人员接待、会议议程安排、宣传推广、技术支持、物料准备、现场执行等全方位的会务策划及实施服务。乙方应确保提供的信息准确无误，并对甲方提供的会务服务内容给予必要的支持和配合。

二、会议基本信息

(1)本次会议定名为“2025年行业高峰论坛”，将于2025年5月15日至17日在我国著名的旅游城市[会议举办城市]召开。此次论坛预计参会人数将达到800人，其中包括国内外知名企业家、专家学者、政府官员以及行业内的优秀代表。会议将围绕当前行业热点问题，展开深入的交流和探讨。

(2)会议地点选在[会议举办地点]，该地点交通便利，距离市中心仅[距离]公里，周边设施完善，拥有5星级酒店、大型购物中心、餐饮娱乐场所等，能够满足参会人员的各项需求。为提高会议效果，已邀请到包括[知名嘉宾1姓名]、[知名嘉宾2姓名]等业内权威人士担任主讲嘉宾，预计届时将有超过30场主题演讲和圆桌讨论。

(3)会议期间，将设置多个分会场，包括主会场、分会场A、分会场B等，以容纳不同主题的讨论和交流活动。为便于参会人员了解会议日程，特设立线上报名通道，报名截止时间为2025年4月30日。截至2024年12月，已有超过200家企业表达出参会意向，预计届时将有众多企业代表齐聚一堂，共同探讨行业发展前景。

三、会务策划及实施服务内容

(1)甲方将为乙方提供全面的会务策划服务，包括但不限于会议主题的确定、议程安排、演讲嘉宾邀请、宣传推广等。根据以往经验，甲方曾成功策划并实施了“2019年科技创新论坛”，吸引了超过1200名参会者，有效提升了会议的品牌影响力。

(2)在会务实施方面，甲方将负责会议场地的预订、布置和设备调试。例如，在“2020年国际商务洽谈会”中，甲方为2000名参会者提供了舒适、专业的会议环境，确保了会议的顺利进行。此外，甲方还将负责参会人员的接待、住宿安排和交通服务，确保每位参会者都能得到周到的关怀。

(3)甲方还将提供专业的技术支持，包括现场直播、网络互动、同声传译等服务。在“2021年全球绿色能源峰会”中，甲方成功实现了多语言同声传译，确保了来自不同国家的参会者能够无障碍交流。同时，甲方还将负责会议资料的整理和发布，为参会者提供持续的学习和交流平台。

四、服务费用及支付方式

(1)本次会议的会务策划及实施服务费用总额为人民币[服务费用总额]元。该费用包括但不限于场地租赁、设备使用、人员接待、宣传推广、技术支持等所有与会议相关的服务成本。

(2)支付方式如下：乙方应在签订本协议后5个工作日内，向甲方支付总额的30%作为预付款。会议举办前30天，乙方应支付剩余费用的50%。会议结束后15个工作日内，乙方应支付剩余的20%作为尾款。所有款项支付均应以人民币结算，并通过银行转账方式进行。

(3)若乙方未能按时支付款项，甲方有权暂停或终止服务，并要求乙方支付相应的违约金。违约金按未支付款项的每日万分之五计算，直至乙方全额支付欠款。双方同意，本协议的任何修改或补充均需以书面形式进行，并经双方签字盖章后生效。