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会议室使用管理办法

第一章目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。

第二章定义

会议室指的是1个大会议室和1个小会议室。

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。

第三章会议室使用规定

2个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向行政部提出申请并填写《会议室预约使用登记表》，经行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经行政部负责人同意。

使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。

遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用。

会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。

如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

1.目的

??为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。

2.范围

??本规定适用于集团各公司会议室管理。

3.职责

?3.1人力资源及行政部负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。

?3.2人力资源及行政部负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。

4.内容

?4.1会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工

????作需提前登记，由行政部负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如特殊情况需

????借他人使用，需通过申请经行政部同意方可。

?4.2各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备行政部，会议室使用遵

????循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由行政部协调安排后，方可在公

????司前台处领取钥匙，并使用会议室。

?4.3各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。

?4.4各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议

????室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部

????门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。

?4.5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因

????需要借用，必须征得行政部同意后方可动用，事后归还原处。

?4.6凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，行政部协助提供会议用品（包括茶叶、水

????果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。

?4.7会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责，行政部协助指导

????使用。若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前

????申报，经行政部同意后，方可进行。

?4.8行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安

????排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯，饮用

????水，会后及时打扫清理。

?4.9会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等

????设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙退回公司前台文员