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2025年度会议服务合作协议范本

一、协议双方

(1)本协议双方分别为甲方（以下简称“甲方”）和乙方（以下简称“乙方”）。甲方为举办2025年度会议的主办单位，乙方为提供会议服务的专业服务公司。甲方在2025年度会议筹备过程中，经过严格筛选和评估，最终选定乙方作为会议服务的合作伙伴。乙方在会议服务行业拥有丰富的经验，曾成功为多家知名企业提供会议策划、组织、执行等服务，积累了良好的口碑和客户资源。

(2)甲方为我国某知名企业，自成立以来，已成功举办多场大型会议，包括行业论坛、产品发布会、年度庆典等。2025年度会议预计将有来自国内外500余位嘉宾参加，包括企业高层、行业专家、媒体代表等。为确保会议的顺利进行，甲方对乙方提出了严格的服务要求，包括会议场地布置、设备租赁、餐饮服务、安保工作等多个方面。

(3)乙方成立于2000年，是一家专注于会议服务领域的专业公司。公司拥有超过100名专业服务人员，其中包括资深策划师、技术工程师、客户经理等。近年来，乙方成功为多家国内外知名企业提供会议服务，包括阿里巴巴、腾讯、华为等。乙方在会议服务领域取得了显著的成绩，多次获得行业奖项，成为会议服务行业的佼佼者。此次与甲方的合作，乙方将充分发挥自身优势，为2025年度会议提供全方位、高品质的服务。

二、会议服务内容与要求

(1)乙方负责会议场地布置，包括舞台搭建、背景板设计、灯光音响系统配置等。要求场地布置符合甲方品牌形象，确保会议氛围庄重、专业。舞台背景板需体现会议主题，使用高质量LED屏幕展示会议信息。灯光音响系统需保证音质清晰、音量适中，满足演讲、演出等需求。

(2)会议期间，乙方需提供餐饮服务，包括茶歇、午餐、晚宴等。餐饮标准需符合甲方要求，保证食品安全、卫生。茶歇提供各类饮品、糕点、水果等，午餐和晚宴提供中式或西式套餐。餐饮服务区域需设置合理，确保参会人员用餐便捷。

(3)乙方负责会议设备租赁，包括投影仪、音响、话筒、笔记本电脑等。设备需保证性能稳定、操作简便。会议现场提供技术支持，确保设备在会议过程中正常运行。同时，乙方需提供现场技术人员，协助解决会议过程中出现的各类技术问题。

三、服务费用及支付方式

(1)本协议项下的服务费用总额为人民币叁拾万元整（￥300,000.00），该费用包括但不限于场地布置、餐饮服务、设备租赁、人员服务及其他相关辅助服务的费用。此费用是基于乙方提供的详细报价单以及甲方的具体需求确定的，双方均已就费用内容进行了充分沟通和确认。

(2)服务费用的支付方式如下：

-首付款：甲方在本协议签订之日起5个工作日内向乙方支付总费用的30%作为首付款，即人民币九万元整（￥90,000.00）。

-中期支付：会议筹备进入实质性阶段后，甲方在会议前30日向乙方支付总费用的40%作为中期支付，即人民币一百二十万元整（￥120,000.00）。

-结算支付：会议结束后10个工作日内，甲方根据乙方的最终结算报告和实际服务情况，支付剩余的30%费用，即人民币九十万元整（￥90,000.00）。

(3)乙方应在收到甲方支付款项后的5个工作日内，向甲方开具正规发票。如甲方未按约定时间支付款项，乙方有权暂停或终止提供服务，并要求甲方支付违约金。违约金按未支付款项的每日万分之五计算，直至甲方支付完毕。如甲方逾期未支付款项超过30日，乙方有权解除本协议，并保留要求甲方支付全部服务费用及违约金的权利。

四、违约责任及争议解决

(1)若甲方未能按照本协议约定的时间支付服务费用，每逾期一日，应向乙方支付未支付款项的0.5%作为违约金。若逾期支付超过30日，乙方有权解除本协议，并要求甲方立即支付全部服务费用及相应的违约金。甲方还需承担乙方因等待付款而产生的所有直接和间接损失。

(2)若乙方未能按照协议约定提供符合标准的服务，导致会议无法按计划进行，乙方应承担全部责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。若甲方因乙方原因导致会议取消或推迟，乙方应退还甲方已支付的全部费用，并赔偿甲方因此遭受的额外损失。如乙方故意或重大过失导致甲方损失，乙方应承担相应的法律责任。

(3)在协议履行过程中，若双方发生争议，应首先通过友好协商解决。协商不成时，任何一方均可将争议提交至甲方所在地的人民法院诉讼解决。争议解决过程中，双方应保持合作态度，不得采取任何可能损害对方权益的行为。诉讼过程中产生的所有费用，包括但不限于律师费、诉讼费等，均由败诉方承担。本协议的争议解决条款不受任何第三方影响，双方应严格遵守。

五、其他约定

(1)本协议签订后，未经双方书面同意，任何一方不得擅自转让、转借或以其他方式处置其在本协议项下的权利和义务。如因不可抗力因素导致本协议无法履行或部分条款失效，双方应立即通知对方，并协商解决。根据国际惯例，不可抗力因素包括自然灾害、战争、政