中央空调清洗公司合同付款管理办法.docxVIP

中央空调清洗公司合同付款管理办法

总则

为规范公司合同付款管理，明确付款流程，保障公司资金安全与合理使用，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。本办法适用于公司与客户签订的中央空调清洗服务合同的付款管理。公司合同付款管理遵循合法、合规、公平、公正、审慎的原则，确保付款活动符合公司利益和财务制度要求。

合同付款相关部门职责

1.业务部门：负责合同的洽谈、签订及执行跟进，确保合同条款符合公司利益，督促客户按合同约定付款；收集客户付款所需的各类资料，及时提交审核；对客户付款情况进行跟踪，及时反馈异常情况。

2.财务部门：负责审核合同付款条款的合规性、合理性；根据合同约定和业务执行情况，审核付款申请；办理付款手续，进行账务处理；对合同付款情况进行监督和分析，定期与业务部门核对账款。

3.法务部门：负责审核合同条款的合法性、有效性，防范法律风险；协助处理合同付款过程中的法律纠纷；对合同变更涉及的付款条款进行法律审查。

合同付款条款管理

1.付款方式：合同中应明确约定付款方式，包括但不限于银行转账、支票、汇票等。优先选择银行转账方式，确保资金流向可追溯。

2.付款周期：根据项目规模、复杂程度及客户信用状况，合理确定付款周期。一般分为预付款、进度款和尾款。预付款比例不超过合同金额的[X]%，进度款根据项目进度分阶段支付，尾款在项目验收合格后[X]个工作日内支付。

3.付款条件：明确各阶段付款的前提条件，如项目阶段性成果交付、验收合格证明等。付款条件应具有可操作性和可验证性。

合同付款流程

1.付款申请：业务部门在达到合同约定的付款条件时，填写《合同付款申请表》，并附相关证明材料，如发票、验收报告、工作成果交付单等，提交财务部门审核。

2.财务审核：财务部门对付款申请及相关材料进行审核，重点审核付款条款是否符合合同约定、发票是否合规、金额计算是否准确等。审核通过后，提交公司领导审批。

3.领导审批：公司领导根据公司财务状况和合同执行情况，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。

4.付款执行：财务部门按照审批后的付款申请，在规定时间内完成付款操作，并及时通知业务部门和客户。

合同变更与付款调整

1.合同变更申请：因客户需求变更、项目范围调整等原因导致合同变更的，业务部门应及时提出《合同变更申请》，说明变更原因、内容及对付款的影响。

2.审核与审批：法务部门对合同变更内容进行法律审核，财务部门对变更后的付款条款进行财务审核，经公司领导审批同意后，方可执行合同变更。

3.付款调整：根据合同变更后的条款，调整付款计划和金额，并及时通知客户。

异常情况处理

1.客户逾期付款：业务部门应及时与客户沟通，了解逾期原因，发送催款通知。对于逾期超过[X]天的客户，视情况采取停止服务、法律诉讼等措施。

2.付款争议：因合同条款理解不一致、项目执行争议等原因导致付款争议的，业务部门、法务部门和财务部门应共同协商解决方案。协商不成的，通过法律途径解决。

3.内部审核不通过：如财务审核或领导审批不通过，业务部门应根据审核意见进行整改，重新提交付款申请。

监督与考核

1.内部审计：公司内部审计部门定期对合同付款管理情况进行审计，检查付款流程是否合规、合同条款执行是否到位等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

2.绩效考核：将合同付款管理纳入业务部门和相关人员的绩效考核体系，对付款及时率、合同执行率等指标进行考核，考核结果与绩效奖金挂钩。

附则

本办法由公司财务部门负责解释和修订。本办法自发布之日起施行。