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机关事业单位合同管理制度(3)

一、合同签订与备案

合同签订与备案方面，首先，应当严格按照国家相关法律法规和政策要求，制定合同签订的具体流程和标准。在签订合同前，必须对合同双方的基本信息进行核实，包括但不限于单位名称、法定代表人或授权代表、联系方式等，确保合同主体资格的合法性。同时，对于合同内容，应详细列明合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、方式、地点以及违约责任等关键条款，确保合同条款的明确性和可操作性。

其次，合同签订过程中，必须实行严格的审批制度。对于合同签订的审批，应设立专门的审批流程，包括合同的初步审核、会签、最终审批等环节。具体来说，合同草案应先由业务部门进行初步审核，确保合同内容符合法律法规和单位内部管理制度的要求。随后，合同草案需经过相关职能部门的会签，包括财务部门、法务部门等，以确保合同履行过程中的合规性和风险控制。最终，合同需由单位负责人或其授权代表进行审批签字，方可正式签订。

最后，合同签订后，应当及时进行备案管理。备案管理是指将签订的合同按照规定的时间、格式和内容，向相关部门进行登记和存档的过程。备案管理有助于维护合同的真实性和有效性，便于在合同履行过程中进行查询和核对。备案的具体要求包括：合同文本应当一式多份，其中一份作为正本，其他作为副本；合同副本应当加盖合同专用章；合同备案应当及时完成，不得迟于合同签订后的五个工作日内。此外，对于备案的合同，单位应建立健全的合同档案管理制度，确保合同的长期保存和有效管理。

二、合同履行与变更管理

(1)合同履行过程中，各单位应严格按照合同约定的内容和方式执行。具体而言，合同履行应当遵循诚实信用原则，确保合同标的的交付、质量、数量、价格等关键要素与合同约定相符。对于合同履行中的进度管理，单位应设立专门的跟踪和监督机制，定期对合同执行情况进行检查和评估，确保合同按时、按质、按量完成。同时，对于合同履行中的变更，如需调整合同内容，应经双方协商一致，并按照原合同签订程序办理变更手续。

(2)合同变更管理是合同履行过程中的重要环节。在合同履行期间，如遇法律法规、政策调整、市场环境变化等客观因素，可能需要对合同内容进行调整。在此情况下，合同双方应及时沟通，协商确定变更事项，并按照合同变更程序进行操作。合同变更程序包括但不限于：变更原因分析、变更方案制定、变更协商、变更审批、变更实施等步骤。变更过程中，应确保变更内容合法、合理，并对合同履行产生积极影响。

(3)合同履行与变更管理中，风险控制是关键环节。为防范合同履行过程中可能出现的风险，单位应建立健全风险管理体系，对合同履行过程中的风险进行全面识别、评估和应对。具体措施包括：加强合同履行过程中的监督和检查，确保合同执行符合规定；完善合同履行中的沟通机制，及时了解合同履行情况，发现问题及时解决；建立合同履行中的争议解决机制，确保合同纠纷能够得到有效化解。此外，对于合同履行中的重大风险，单位应制定应急预案，确保在风险发生时能够迅速采取有效措施，降低损失。

三、合同终止与解除

(1)合同终止与解除是合同管理的重要组成部分。合同终止是指合同约定的权利义务关系因一定法律事实的出现而消灭，合同解除则是指合同在有效期内，因当事人协商一致或法定事由出现，使合同关系提前终止。在合同终止与解除过程中，应当遵循法定程序和合同约定。对于合同终止，单位应详细记录合同履行情况，包括合同履行完毕的时间、方式、结果等，并对合同终止后的资产、债权债务进行清理和结算。合同解除时，双方应就解除原因、解除时间、解除后的权利义务等事项达成一致，并按照原合同签订程序办理解除手续。

(2)合同终止与解除的法定事由主要包括：合同履行完毕、合同履行不能、合同被确认无效或被撤销、当事人一方违约致使合同无法履行、不可抗力等。在合同履行过程中，如遇法定事由，当事人应及时通知对方，并按照合同约定或法律规定采取相应措施。对于因违约导致合同解除的情况，违约方应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。同时，合同解除后，双方应就合同解除后的财产返还、债权债务处理等事项进行协商，确保合同解除后的权益得到妥善处理。

(3)合同终止与解除的记录和档案管理是合同管理的重要环节。单位应建立合同终止与解除的记录制度，对合同终止与解除的时间、原因、过程、结果等进行详细记录，并归档保存。合同终止与解除的档案应包括合同文本、解除协议、相关证明材料等。档案管理有助于日后查询、审计和诉讼，确保合同终止与解除的合法性和有效性。同时，单位应定期对合同终止与解除的档案进行整理和归档，确保档案的完整性和安全性。在合同终止与解除过程中，如涉及保密信息，单位应采取必要措施，确保保密信息的保密性。