《秘书实务绪论》课件.pptVIP

**************秘书工作的特点辅助性秘书工作协助领导完成工作，提高工作效率。沟通性秘书工作需要与各种人打交道，进行有效沟通。组织性秘书工作需要整理信息，安排会议，管理文件等。保密性秘书工作需要接触大量机密信息，需严格保密。秘书的角色与职责11.管理者秘书管理办公事务，协调工作流程。22.助手秘书辅助领导决策，提高工作效率。33.联络人秘书负责内部外部沟通，维护良好关系。44.信息员秘书收集整理信息，为领导决策提供依据。秘书的基本素质沟通能力良好的沟通能力是秘书工作的核心。秘书需要与不同的人进行有效沟通，传递信息，协调工作。组织能力秘书需要处理各种事务，安排会议，协调行程，需要较强的组织能力才能井然有序地完成工作。保密意识秘书接触到大量机密信息，需要具备高度的保密意识，保护公司机密，维护公司利益。学习能力秘书需要不断学习新的知识和技能，才能适应时代发展，提升自身工作能力。秘书的基本技能办公软件操作熟练使用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等，提高工作效率。电话沟通技巧清晰、礼貌地接听电话，并传递信息，避免沟通误差。文件整理归档按规范整理和归档文件，方便查找和使用，确保信息安全。接待礼仪掌握接待礼仪，规范接待流程，体现专业素养。书面沟通1文字表达准确、简洁、清晰2格式规范符合相关标准3内容完整信息全面、逻辑清晰4语言风格正式、礼貌、得体书面沟通是秘书工作中常用的工具之一，它可以帮助秘书记录信息、传递消息、表达意见等。良好的书面沟通技巧可以提高秘书工作效率，提升工作质量。口头沟通清晰表达清晰准确表达意图，避免歧义，确保信息传递准确无误。认真倾听集中注意力，认真倾听对方观点，并进行有效回应，体现尊重与理解。礼貌沟通使用礼貌用语，保持积极态度，营造良好沟通氛围，提升沟通效率。适时反馈及时确认对方理解，及时解决疑问，确保信息传递畅通无阻。电话沟通1准备工作电话沟通前，需准备好资料、笔记，并预估通话时间。2接听电话保持专业礼貌，注意倾听，并及时记录要点。3通话内容清晰表达观点，避免使用口语化或过于专业的术语。4结束通话确认信息，并表达感谢，最后礼貌地结束通话。电话沟通是秘书工作中常用的沟通方式，它可以快速传递信息，提高工作效率。会议管理1会议准备会议准备工作是确保会议成功的重要环节，涉及会议议题、时间、地点、参会人员、资料准备等各个方面。2会议流程会议流程应遵循一定的规范，包括会议开始、发言、讨论、决议、会议结束等环节，以确保会议高效有序地进行。3会议记录会议记录是会议内容的文字记录，需要准确、完整地记录会议议题、讨论内容、决议等，为后续工作提供参考。4会议评估会议评估是对会议效果进行总结和分析，有利于改进会议组织工作，提高会议效率。信息管理信息分类信息管理，首先需要对信息进行分类整理，建立清晰的信息分类体系，便于查找和检索。信息存储选择安全可靠的信息存储方式，确保信息安全和完整性，并进行备份和恢复。信息分析通过信息分析，提炼关键信息，发现信息规律，为决策提供依据。信息共享建立信息共享机制，方便团队成员之间及时高效地共享信息。时间管理时间管理原则合理安排时间，提高工作效率。优先处理紧急任务，避免拖延。时间管理技巧制定计划，设定目标，细化任务，明确时间节点。时间管理工具利用日历，待办事项清单，时间追踪软件等工具，帮助合理分配时间。时间管理的效益提高工作效率，减少工作压力，提升工作质量，实现工作与生活的平衡。工作计划工作计划是秘书工作的重要组成部分，它可以有效提高工作效率，避免混乱，减少工作压力。1设定目标明确工作目标，制定可衡量、可实现、相关、有时限的目标。2分解任务将工作目标分解成具体任务，并分配给相关人员。3制定时间表为每个任务制定完成时间，并设置进度跟踪机制。4资源分配根据任务需求，分配人力、物力、财力等资源。制定工作计划需要考虑多个因素，如工作内容、时间安排、资源分配、风险评估等。事务处理流程管理建立清晰的流程，提高效率。优先级排序确定任务轻重缓急，合理安排时间。任务清单记录待办事项，确保任务完成。反馈机制及时跟进进度，有效解决问题。差旅管理行程安排制定详细的差旅计划，包括航班、酒店、交通等，确保行程顺利进行。费用预算合理控制差旅费用，进行预算管理，并做好报销流程。安全保障关注旅途安全，做好行程备案，并了解当地安全信息和紧急联络方式。应急处理11.快速反应冷静分析情况，确定应急处理方案。